Как на компьютере оформить приложение к письму пример. Как оформляются приложения к письму


Оформление приложений | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Часто к документам, имеющим управленческий характер, оформляются приложения. Каждое из них может быть самостоятельным окончательно оформленным действующим документом, а также проектом или частью документа, поясняющей, дополняющей или раскрывающей содержание отдельных глав или положений основного документа. Рассмотрим, как правильно должно быть оформлено приложение к документу.

Приложением к основному документу может быть другой документ, имеющий самостоятельное значение, уже прошедший окончательное оформление и вступивший в действие, например, копия штатного расписания или устава предприятия, подписанный всеми сторонами договор, отсылаемый в адрес контрагента и т. д.). Приложением может быть и проект какого-либо документа, требующий рассмотрения и согласования: проект постановления, распоряжения, совместного решения и пр. В этом качестве может использоваться и только часть какого-либо документа, содержание которой дополняет или поясняет содержание отдельных разделов основного документа, например, состав комиссии, создаваемой по приказу директора предприятия, может быть оформлен приложением к этому приказу, как и план мероприятий, о которых говорится в тексте приказа или распоряжения руководителя.

Какие организационно-распорядительные документы предполагают оформление приложений

Оформление приложений производится в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — Стандарт). Согласно ему, если документ имеет приложение, то реквизит «Отметка о наличии приложения» заполняется в обязательном порядке. Этот реквизит проставляется в письмах, справках, разного рода записках: служебных, докладных, объяснительных.

Как хранить приложения к приказам?

Однако есть категория организационно-распорядительных документов, в которых этот реквизит не заполняется, поскольку все сведения о имеющихся приложениях указываются в тексте основного документа. В частности, к этой категории документов относятся протоколы и такие распорядительные документы, как приказы, распоряжения, указания, постановления и решения.

Читайте по теме в электронном журнале

Оформление приложений к документам по всем правилам

Между основным документом и теми, которые являются приложениями к нему существует два вида связи, которая должна быть установлена в том случае, когда основной документ с приложениями необходимо отослать внешнему адресату. Документооборотом эти связи определяются как:

  • сопроводительное письмо и приложения к нему;
  • основной документ и приложения, связанные с ним по содержанию:
  • договор и прилагающаяся к нему смета расходов, календарный план или иной документ;
  • приказ и прилагающийся к нему перечень членов комиссии или план мероприятий, дополняющие и раскрывающие смысл распорядительной части приказа;
  • приказ и тот регламент, который утверждается данным приказом, являющийся приложением к нему.

Сопроводительное письмо

Если речь идет о первом случае, то само сопроводительное письмо и те документы, которые к нему приложены, составляют единый пакет или комплект документов, во втором случае документ и приложения к нему являются составными частями одного документа.

Оформление приложений и то, как проставляется отметка о приложении, зависит от того, какая связь существует между основным документом и приложениями к нему.

Как оформить приложение, когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки

Если говорить о первом варианте, когда объединение основного документа и приложений обусловлено необходимостью пересылки документов, имеющих самостоятельный характер и ни по смыслу, ни по содержанию не связанных друг с другом, дополнительные отметки и реквизиты на них не проставляются. Это объясняется самостоятельным характером каждого документа и не зависит от того, являются они проектами или окончательно оформленными документами. Поэтому отметка о наличии приложений, являющаяся специальным реквизитом, содержащим информацию о приложениях, проставляется в сопроводительном письме.

Отметка в сопроводительном письме оформляется и проставляется по правилам, установленным Стандартом. В Стандарте предусматривается несколько вариантов оформления отметки и наличии приложений, но очень часто в практической работе приходится сталкиваться с ситуациями, которые в нем просто не предусмотрены. Поэтому есть резон рассмотреть все возможные ситуации оформления, как описанные в Стандарте, так и не предусматриваемые им.

Ситуации оформления приложений, предусматриваемые Стандартом

Когда документ, являющийся приложением, упоминается в тексте основного документа, отметка об имеющемся приложении оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

В том случае, когда к сопроводительному письму приложен документ, упоминания о котором в тексте письма нет, в отметке о наличии приложения необходимо указать его полное наименование, количество листов и количество приложенных экземпляров. Если приложений несколько, их нужно пронумеровать, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Когда листы приложения сшиты или сброшюрованы, количество листов указывать не нужно. Например, в случае, когда о приложении упоминается в тексте основного документа, следует писать:

Приложение: в 1 экз.

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

А когда прилагаемый документ не упоминается в тексте основного, отметка проставляется следующим образом:

Приложение: Каталог запасных частей к электрическим водонагревателям Ariston в 1 экз.

В том случае, когда само приложение также имеет документы-приложения, отметка о его наличии проставляется так:

Приложение: письмо Минфина от 05.04.2015 № 03-8/201 и приложение к нему, всего на 5 л.

Иногда бывает так, что приложение направляется не каждому адресату из тех, что перечислены в письме, а только первому (основному) из них. Тогда отметка о приложении должна быть оформлена следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Нестандартные ситуации оформления приложений к сопроводительным письмам

Как мы уже упоминали, в Стандарте не предусматриваются все случаи, с которыми можно столкнуться на практике. Рассмотрим те из них, которые наиболее вероятны.

1. Приложение к сопроводительному письму может быть оформлено как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Поэтому оно может храниться на дискетах, дисках CD, DVD, флеш-картах. Если это так, отметка об имеющемся приложении может иметь следующий вид:

Приложение:

1. Проект договора поставки электротехнической продукции на 3 л. в 1 экз.

2. То же на компакт-диске в 1 экз.

В обычном случае число листов документа-приложения в отметке о наличии приложения указывается с целью контроля комплектности документов при отправке/получении, поэтому, когда пересылка документов осуществляется на электронных носителях, вполне достаточно того, что в отметке будет указано только количество этих носителей.

Если с сопроводительным письмом пересылается только документ на электронном носителе, отметку о приложении можно оформить следующим образом:

Приложение: Проект договора поставки электротехнического оборудования на компакт-диске в 1 экз.

2. Отметка о наличии приложений при пересылке документов, имеющих гриф «Для служебного пользования» или просто конфиденциальных, содержащих коммерческую или служебную тайну, оформляется особенным образом. Реальная необходимость в этом возникла в практике производственной деятельности предприятий, хотя нормативные правовые акты и не предусматривают особый порядок оформления приложений, имеющих конфиденциальный характер, к пересылаемым сопроводительным письмам.

Чтобы придерживаться раз и навсегда установленного порядка оформления такого рода приложений, целесообразно разработать и закрепить этот регламент локальным нормативным актом предприятия. Это может быть положение, распоряжение или правила, регламентирующие вопросы создания, оформления, регистрации и пересылки документов, содержащих служебную, коммерческую или какую-либо иную конфиденциальную информацию.

Согласно этому порядку, при пересылке подобных документов в сопроводительном письме в отметке о наличии приложений необходимо дополнительно указать регистрационный номер документа-приложения, имеющего конфиденциальный характер, а также присвоенный ему гриф ограничения доступа. Это можно будет сделать следующим образом:

Приложение:

Экспертное заключение о готовности инфраструктуры к освоению месторождений нефти на шельфе Каспийского моря № 35/2 КТ, коммерческая тайна, на 25 л. в 1 экз.

Отметка о приложении, когда документ и приложение связаны содержанием

Поговорим о том, как происходит оформление приложений в тех случаях, когда основной документ и приложение связаны между собой содержанием. Такие приложения могут оформляться к самым разным документам, в том числе, к распорядительным (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), любым видам договоров, особенно гражданско-правовых, различных актов (проверок, ревизий, экспертизы и др.), планов, проектов, программ, отчетов и пр.

 

В связи с тем, что, как говорилось выше, в этом случае прилагаемый документ является неотъемлемой частью основного, проставить отметки о наличии приложения необходимо как в основном документе, так и в документе-приложении. Но в таком случае оформляются они иначе, чем в сопроводительных письмах.

В соответствии с общепринятыми нормами, при оформлении основного документа в соответствующем пункте его текста дается ссылка на приложение. Ниже приводится пример текста такого распорядительного документа.

Оформление с одним приложением

Оформление с несколькими приложениями

Таким образом, на каждом документе, являющемся приложением к основному документу, должна быть проставлена отметка о приложении по форме, которая установлена Стандартом. Например:

Приложение 3 к приказу Минфина от 14.12.2015 №86

Само слово «приложение» может быть напечатано прописными буквами с символом «№», Стандартом допускается центрировка строки реквизита этого относительно строки, имеющей самую большую длину:

                     ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к приказу Министерства труда и социальной защиты РФ              от 16 мая 2015 г. № 122

Таким же образом производится оформление приложений к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам. Так, на документе-приложении к договору отметка ставится следующим образом:

Приложение № 4 к договору купли-продажи стального проката от 12 июня 2015 г. №46/87

В тех случаях, когда в качестве приложения предъявляется документ, утверждение которого производится каким-либо распорядительным документом (например, приказом), то на нем проставляется не только отметка о приложении, но и гриф утверждения. Но в грифе утверждения, как правило, также содержится ссылка на основной документ (например, приказ), поэтому в этом случае следует руководствоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).  Этим документом предусматривается следующий порядок оформления приложений с грифом утверждения.

Когда к документу (например, к приказу) прикладывается документ, требующий утверждения, такой, как: положение, правила, инструкция, регламент и др., в его верхнем правом углу делается отметка о приложении, а строкой ниже – ставится гриф утверждения, например:

Приложение № 1 УТВЕРЖДЕНО приказом Минфина РФ от 15.12.2015 №435

Это делается так, чтобы не дублировать несколько раз ссылку на распорядительный документ (приказ) и в отметке о приложении, и в грифе утверждения. Поэтому, по общему правилу, дату и номер распорядительного документа приводят один раз, указывая их в грифе утверждения.

Итак, если приложение утверждено руководителем или каким-то распорядительным документом, то у него нужно заполнить реквизит «Гриф утверждения», особенно в тех случаях, когда это приложение является самостоятельным документом и впоследствии будет использоваться, и рассылаться без основного документа, которым оно утверждается. Во всех остальных случаях целесообразно писать на нем слово «Приложение» с указанием соответствующего номера.

Где располагается реквизит «Отметка о наличии приложений» при оформлении приложений

В Стандарте приводятся схемы расположения каждого реквизита организационно-распорядительного документа. В соответствии с ними, реквизит «Отметка о приложении» располагается внизу листа, на расстоянии 60-80 мм от нижней кромки листа. Но, исходя из практического опыта, такое расположение не всегда оправдано, особенно в тех случаях, когда нижняя граница текста основного документа располагается в верхней части листа. Получается, что между текстом и отметкой образуется много пустого места, не заполненного ни текстом, ни какими-либо реквизитами. Это может дать повод недобросовестному исполнителю со стороны предприятия, являющегося разработчиком документа, или нечестному сотруднику предприятия-адресата заполнить это пустое пространство, добавив от себя тест такого содержания, который может принести им выгоду. И что самое неприятное, такая «корректировка» при определенном навыке может остаться незамеченной руководством как одного, так и другого предприятия.

Чтобы избежать внесения дополнительных сведений в документ, который уже был подписан, рекомендуем реквизит «Отметка о приложении» проставлять через 3-4 межстрочных интервала после последнего абзаца текста основного документа. При этом реквизит «Подпись» должен располагаться немного ниже — через 3-4 межстрочных интервала. Это станет гарантией, что в список приложений и к основному документу не будут добавлены несанкционированные документы-приложения.

Общие правила оформления приложений

1. Для оформления приложений используются стандартные листы писчей бумаги, а не бланки документов.

2. Поскольку приложения отдельной регистрации не подлежат, в соответствии с правилами делопроизводства, у них нет реквизитов «Номер документа» или «Регистрационный номер документа». Эта информация считается избыточной, поскольку регистрационный номер и дату регистрации основного документа указывают на первой странице приложения, в правом верхнем углу, в надписи «Приложение» или в тексте реквизита «Гриф утверждения». Приложения не имеют и реквизита «Наименование организации», поскольку он указывается в реквизите «Отметка о наличии приложения».

3. Если это необходимо, приложение может иметь заголовок. Он оформляется по общим правилам — располагается центрированным способом и в конце его точка не ставится. Заголовок состоит из наименования вида приложения, которое указывается вначале. Наименование может выделяться прописными буквами, в том числе, и написанными через пробел. Межстрочный интервал между строкой, на которой расположено наименование, и последующими строками названия может быть увеличен до 6 пт. Заголовок должен быть расположен под надписями «Приложение» или под реквизитом с грифом утверждения документа.

Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно

4. Оформление приложения должно соответствовать оформлению основного документа и Стандарту. Это, в том числе, касается размеров полей, используемых шрифтов, межстрочных интервалов.

5. Нумерация листов каждого приложения — самостоятельная, не сквозная по отношению к основному документу и остальным приложениям, начинается она со второго листа, на титульной странице приложения номер страницы не ставится. Номера страниц указываются арабскими цифрами и располагаются вверху, посреди страницы. Для нумерации используются только цифры, запрещено нумеровать страницы с использованием знаков препинания (точка, тире и пр.), а также указывать слово «страница» или его сокращения.

6.Такой вид приложений, как организационно-правовая документация: методические указания, правила, инструкции, регламенты, положения, прикладываемые к распорядительным документам, которыми они утверждаются, должны иметь все необходимые подписи, в том числе, должны быть подписаны должностным лицом, разработавшим их. При необходимости, свою подпись на приложении может поставить уполномоченное на это должностное лицо.

7. Чтобы подстраховаться от добавления какого-либо несанкционированного текста в конец приложения уже после того, как был подписан основной документ, целесообразно после последнего абзаца текста приложения ставить горизонтальную черту, расположенную по центру страницы через 3-4 межстрочных интервала от последней строки текста.

8. В соответствии с рекомендациями Стандарта, при оформлении реквизита «Отметка о наличии приложений» слово «Приложение» рекомендуется писать в единственном числе, даже в том случае, когда документов-приложений к основному документу несколько. Но с учетом именно рекомендательного характера этого Стандарта, целесообразно, руководствуясь принятыми нормами русского языка, указывать слово «Приложение» в соответствии с количеством приложенных документов, в единственном или во множественном числе.

9. Когда приложения упоминаются и описываются в тексте основного документа, писать слово «приложение» можно как с заглавной, так и с прописной буквы, заключая или не заключая его в круглые скобки, главное, придерживаться единообразия при оформлении.

www.sekretariat.ru

Шпаргалка делопроизводителя : Правила оформления делового письма

Оформление делового письма

Правильное написание делового письма — это искусство. Оно требует от составителя грамотности, внимательности, знания структуры делового письма. Оформление делового письма мы делаем согласно ГОСТ Р 6.30–2003.

Образцы деловых писем>>

Правила написания деловых писем

  1. Деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации. В него входят следующие реквизиты: логотип, название организации, адрес, телефон, электронный адрес сайта. Можете сами разработать бланк письма с удобным для вас набором реквизитов, так как он строго не регламентирован.
  2. Официальный бланк письма>>

    Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 бланк расположения реквизитов может быть угловым (реквизиты расположены в левом верхнем углу) и продольным (реквизиты расположены по центру). Пример делового письма смотрите ниже.

  3. В правом верхнем углу пишется адресат. Если мы обращаемся к конкретному лицу и указываем ФИО в реквизите «Адресат»,
  4. Генеральному директору ООО «Конфети»Меньшову А. И.

    то далее идет обращение:

    Уважаемый Александр Иванович!

    Если же к вам обращалась организация без указания конкретного лица, то можно писать письмо без обращения. В этом случае сразу начинайте со слов:

    В ответ на Ваш запрос от_№ _ сообщаем…

    или

    ООО «Апельсинка» обращается к Вам с просьбой/предлагает Вам…

  5. Правильное деловое письмо должно быть изложено в официально-деловом стиле без ошибок. Тон письма должен быть нейтральным, безэмоциональным. Четкая, краткая форма изложения письма поможет адресату быстро уловить суть, исключит трату времени на уточнение деталей письма в дальнейшем, позволит наладить сотрудничество и укрепить отношения между организациями.

Структура делового письма:

  • Излагаем цель написания письма.
  • Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок.

  • Затем предлагаем пути решения, предложения или просим о чем-либо.
  • Предлагаем Вам бесплатно протестировать нашу программу и сообщить о результатах.

  • Подводим итоги.
  • Ждем Вашего ответа!

  • Ставим подпись. Расстояние — 3 интервала от текста.

Страницы письма, начиная со второй, нумеруются вверху и по центру. Приложения нумеруются отдельно.

Оформление приложений делаем после текста письма:

Приложение: 1. Отчет на 4 л. в 1 экз.2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз.

В левом нижнем углу ставится отметка об исполнителе.

Петров Иван Васильевич200-23-23

Образец делового письма

Итак, что у нас получилось.

Генеральному директору ООО «Креон»Маркину А. Ю.

Уважаемый Александр Юрьевич!

Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок. Наша программа автоматически отсортирует подходящие предложения, сравнит условия и выберет лучший вариант. Предлагаем Вам бесплатно протестировать наш продукт и сообщить о результатах.

Ждем Вашего ответа!

Приложение: Презентация программы в эл.виде

Директор Подпись К.С.Смольников

Петров Иван Васильевич200-23-23

Надеюсь, оформление деловых писем теперь не составит для вас труда.

Как написать деловое письмо на английском языке>>

www.docdelo.ru

Оформление приложений к письму | Советы юристов и адвокатов Москвы pomoshjuristov.ru

Оформление приложений к письму

1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

2. Лист должен иметь поля не менее:

Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2007 г.

Помощь: Реквизит документа — отметка о наличии приложения

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА «ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ»

Официальные документы нередко имеют приложения. Прилагаться к могут разнообразные бланки, формы, эскизы, образцы и т.п. Приложением может быть и другой документ (например, справка, список, перечень, расчет и т.п.), который разъясняет, детализирует, уточняет, дополняет отдельные вопросы основного документа, т.е. того документа, к которому прилагается.

Правила оформления делового письма

Официальные пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое.

Деловые письма

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ. СТРУКТУРА ПИСЬМА

Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:

1. Область заголовка.

В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации как исходящего. Если служебное является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа.

Совет 1: Как оформить приложения к документу

Для начала подготовьте документы, которые должны стать приложением к основному документу (письму, договору и пр.). Это могут быть графики (таблицы, перечни, акты и др.), напечатанные на отдельных листах, скрепленные по несколько листов в один документ или брошюры. Пронумеруйте их в соответствии с рекомендациями по оформлению приложений, перечисленными в ГОСТе.

На каждом из этих сделайте отметку о приложении.

pomoshjuristov.ru

Как оформить приложение к письму образец

  • Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
  • Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
  • Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.
  • Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:
  • эмблемы и герба;
  • автора;
  • исходных данных;
  • заголовка;
  • утверждения;
  • адресата;
  • резолюции;
  • текста;
  • подписей и приложений;
  • согласования и заверения;
  • отметок.

Размещение информации в определенных секторах дает возможность специалистам лучше ориентироваться в документе, а обычным пользователям облегчает процесс его составления.

Некоторые тонкости оформления приложений

Внимание

Статья посвящена «несовершенствам» ГОСТа Р 6.30-2003.

При его внимательном прочтении возникает множество вопросов относительно надлежащего способа оформления приложений.

На каких документах следует оформлять реквизит «Отметка о наличии приложения», а на каких – нет? Где его расположить? Почему слово «Приложение» в этом реквизите ГОСТ рекомендует писать в единственном числе, даже если после него идет перечисление нескольких прилагаемых документов? С маленькой или большой буквы будем писать слово «приложение» в тексте? Как на самом приложении отобразить данные утвердившего документа, избежав дублирования информации? Нужно ли использовать знак «№» при указании номера приложения? Во-первых, мы показали, где есть опасность допустить ошибки при оформлении приложений.

Оформление приложений

Инфо

Сведения о наличии каких-либо приложений с указанием их наименований и номеров.

2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.). 3. Важно

В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя.

4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно.

Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц.

5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности: 5.1. Наименование фирмы (в именительном падеже). 5.2. Структурное подразделение (при необходимости). 5.3.

Должность адресата (в дательном падеже). 5.4. Его инициалы.

5.5. Почтовый адрес предприятия. 6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.

Как оформить приложение к документу

ГОСТа. Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер.

Во-вторых, получатели вашего письма, где вы оформите слово «Приложение» в единственном числе и после этого перечислите несколько прилагаемых документов, могут не так хорошо помнить содержание этого ГОСТа и заподозрить вас в элементарной безграмотности.

Поэтому, по нашему мнению, имеет смысл при наличии одного приложения данное слово писать в единственном числе, а при наличии нескольких – во множественном.

Но вы должны сами принять решение, как будете оформлять свои документы, и закрепить его в локальных нормативных актах (это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, еще можно разработать их электронные шаблоны).

Так следует поступать во всех неоднозначных случаях, о которых мы говорим в этой статье.

Приложения к документам

Поскольку в этом случае, как уже отмечалось выше, документ-приложение является неотъемлемой частью основного документа, отметки о наличии приложения присутствуют и в основном документе, и в документе-приложении, но оформляются они иначе, не так, как в сопроводительных письмах.

Как правило, при оформлении основного документа в соответствующем пункте документа делается ссылка на приложение.

Приведем в качестве примера текст распорядительного документа.

Загадки в оформлении приложений

Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения».

Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л.

в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1.

Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Служебное письмо (образец)

Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу.

Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности. Правила оформления Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил. Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты: 1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке.

Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия.

2. Документ должен содержать определенные реквизиты: 2.1. Информация о получателе и отправителе. 2.2. Исходящий номер и дата данного письма.

Это нужно для регистрации. 2.3. Ссылка на аналогичные сведения о письме-запросе, если данный документ представляет собой ответ на него.

2.4. Заголовок.

yurist123.ru

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.

Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

Оформление реквизита «адресат» служебного письмаПисьмо может быть адресовано организациям, структурным подразделениям, должностным или физическим лицам в зависимости от обстоятельств. Несколько примеров указания адресата:

Генеральному директоруОАО «Горящий фитиль»В.А. Великолукскому

или

ОАО «Горящий фитиль»Юридический отдел

с почтовым адресом

ОАО «Горящий фитиль»ул. Трудная, д. 45,г. Орел, 385001

физическому лицу

Тундрикову Г.П.ул. Легкая, д. 127, кв. 365,г. Мурманск, 628021

Оформление реквизита «дата» служебного письмаПосле подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письмаРегистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например:

№ 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма,

или № 245 ОК, где 245 – порядковый номер документа, ОК – отдел кадров или имя исполнителя Ольга Кукушкина и т.п.

Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты вам и получателю делового письма. Так что регистрация обязательна.

Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запросаПри подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.

Оформление реквизита «заголовок к тексту» служебного письмаЕсли текст более 4-5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок. Так получатель сразу составит мнение о его содержании. Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …» или «О заключении договора …».

Оформление реквизита «отметка о наличии приложений»К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Пример (ниже основного текста):

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложения не названы в тексте письма, тогда приводим их наименование сейчас. Пример:

Приложение: 1. Договор об оказании услуг на 3 л. в 2 экз. 2. Прайс-лист оказываемых услуг на 5 л. в 1 экз.

Оформление реквизита «подпись» служебного письмаВ состав подписи включаются  наименование должности подписывающего письмо, собственно сама личная подпись и ее расшифровка. Примеры:

Директор ООО «Канитель»            Место личной подписи       И.О. Фамилия

или

И.о. директора ООО «Канитель»   Место личной подписи       И.О. Другая-Фамилия

Документ подписывает человек, имеющий право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, с указыванием его фактической должности и фамилии. Обратите внимание, нельзя ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. В современном делопроизводстве последние примеры – грубые недостатки оформления служебных писем. В прошлом, когда работали еще наши бабушки, вероятно, допускалось подобное. Я лично даже не знаю, когда и где такое регламентировалось. 

 Оформление реквизита «отметка об исполнителе»Отметка об исполнителе очень желательна во всех служебных письмах, так как позволяет оперативно обратиться к конкретному специалисту. Она ставится в левом нижнем углу письма (последнего листа) и содержит фамилию, имя, возможно отчество исполнителя, его контактный телефон. Пример:

Толстопятов Иван Петрович234-22-22

На сегодня все. Можете быть уверены, зная о правилах деловой переписки и оформлении реквизитов документов, вы сумеете легко составить свои собственные шаблоны служебных писем и значительно упростите для себя ведение делопроизводства. Сейчас можете посмотреть примеры составления различных видов писем.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 91 комментарий

Оставить комментарий

delo-ved.ru

Как на компьютере оформить приложение к письму пример

В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки. Степень обязательности приложений при ссылках не указывается. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа, за исключением информационного приложения «Библиография», которое располагают последним. 4.3.7. Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение» и его обозначения, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово «обязательное», а для информационного – «рекомендуемое» или «справочное». Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой. 4.3.8. Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность.

Некоторые тонкости оформления приложений

Мурманск, 628021 Оформление реквизита «дата» служебного письма После подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г.

Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма.

Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе).

Как оформить приложение к документу

И тогда на этих приложениях в верхнем правом углу можно было бы оформить:

  • гриф утверждения (с реквизитами этого приказа) и
  • сделать отметку, что данный документ является приложением к тому же приказу.

Но тогда будет явное, никому не нужное задвоение информации об утверждающем документе.

Важно Поэтому обычно оформляют что-то одно. Так что же выбрать?
  • Если документ утвержден руководителем или распорядительным документом, то на нем оформляют гриф утверждения (особенно если данное приложение будет потом жить самостоятельной жизнью и может рассылаться без утвердившего его документа).
См.

Оформление приложений

  • Темы:

  • Оформление документов
  • Карьера секретаря

Многие управленческие документы имеют приложения.

Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа.

Инфо

Обсудим в материале, как оформить приложение к документу.

Загадки в оформлении приложений

Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например: В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа. В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении. Когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом.

Приложения к документам

Внимание

Наконец, если вы отправляет информацию и в бумажном виде, и в электронном, писать принято так: Приложение: 1.

Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2.

То же на флэш-карте в 1 экз. Таким образом, сопроводительное письмо и приложения к нему – это самостоятельные документы, каждый из которых имеет свои регистрационные данные.

В тексте сопроводительного письма мы так и пишем: «Отправляем вам договор подряда от 03.05.2013 №45», после чего письмо получает собственный индекс — исходящий номер.

Письмо и приложения к нему могут существовать друг без друга. Оформление приложений к другим документам Речь идет о приложениях к договорам, приказам по основной деятельности, инструкциям и т.п. Они оформляются несколько иначе, чем те, о которых шла речь выше.

Образец письма с приложением

Небрежное оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» может многое рассказать о профессиональном уровне делопроизводителя.

Порядок его оформления доступно и с наглядными примерами разъясняет консультант по делопроизводству И.В.

Мурнина. Существует два основных способа оформления приложения. «Какое это имеет значение? Главное, чтобы было понятно, что там, в приложении, и сколько листов, чтобы можно было проверить все ли на месте», — скажет или подумает человек, далекий от делопроизводства. А вот и нет. Использование того или иного способа оформления приложения зависит совсем не от желания секретаря или исполнителя документа. Этот порядок отражает определенную делопроизводственную или управленческую процедуру, и неправильное оформление приложения может привести не только к утрате прилагаемых документов, но и некачественному исполнению поручения руководителя, либо неисполнению вообще.

Как оформить приложение к письму образец

Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Формуляр гарантийного письма: Заголовок (17) гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?».

Например: Об аренде автомобиля или О вывозе мусора или Об обучении сотрудника или О размещении рекламы Текст (19) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас.

Далее по смыслу — «оказать услугу» (однократное оплаченное действие, не оформленное договором).

Слов «оказать услугу» в тексте письма быть не должно, вместо них должна быть названа сама услуга. Например: Просим Вас разместить рекламу нашей продукции в очередном номере журнала. В следующем абзаце текста приводятся банковские реквизиты, независимо от того, включены они в справочные данные (07) или нет. Возможные варианты фиксации банковских реквизитов: Оплату гарантируем с р/с. или Оплату гарантируем. Наш р/с.

Имеются приложения

Поэтому, по нашему мнению, имеет смысл при наличии одного приложения данное слово писать в единственном числе, а при наличии нескольких – во множественном. Но вы должны сами принять решение, как будете оформлять свои документы, и закрепить его в локальных нормативных актах (это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, еще можно разработать их электронные шаблоны). Так следует поступать во всех неоднозначных случаях, о которых мы говорим в этой статье.

Приложения к документам Поскольку в этом случае, как уже отмечалось выше, документ-приложение является неотъемлемой частью основного документа, отметки о наличии приложения присутствуют и в основном документе, и в документе-приложении, но оформляются они иначе, не так, как в сопроводительных письмах.

Но эти зоны примерны, и потому мы ориентируемся не на них, а отступаем от текста 2-3 межстрочных интервала и размещаем здесь следующий реквизит (подпись или отметку о наличии приложений) – при коротком тексте он может оказаться выше, чем зона в 8 см от нижней границы листа.

Это делается для того, чтобы после оформления документа в него нельзя было добавить текст.

В схеме расположения реквизитов из ГОСТа Р 6.30-2003 (Рисунок 1) реквизиты 21, 22 и 25 (т.е. отметка о наличии приложения, подпись и печать) располагаются на одном уровне. С подписью и печатью действительно так поступают. Но отметку о наличии приложения размещают ниже текста, отступая от него 2-3 межстрочных интервала, а после этой отметки отступают еще 2-3 межстрочных интервала и уже здесь оформляют подпись (если нужно, заверяют ее печатью), см. Пример 1.

abm-a.ru

Оформление приложений к письму | burkurs.ru

Оформление приложений к письму

Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять «05.06.2007».

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «05 июня 2003 г.»

4. Исходящий номер.

Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления).

Помощь: Реквизит документа — отметка о наличии приложения

Приложением может быть и другой документ (например, справка, список, перечень, расчет и т.п.), который разъясняет, детализирует, уточняет, дополняет отдельные вопросы основного, т.е. того документа, к которому прилагается. Приложением может стать и сам основной документ (например, приказ), если он направляется в другую организацию с сопроводительным письмом. Статус приложения приобретают вполне самостоятельные документы (положения, правила, инструкции и т.п.) при их утверждении распорядительным (нормативным правовым актом).

Связь между основным документом и приложением к нему оформляется при помощи реквизитов «отметка о наличии приложения» и «гриф приложения».

Правила оформления делового письма

Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания.

Деловые письма

Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:

предлог о + сущ. в предложном падеже: » О поставке автомобилей «; по вопросу о + сущ.

Совет 1: Как оформить приложения к документу

Пронумеруйте их в соответствии с рекомендациями по оформлению приложений, перечисленными в ГОСТе.

На каждом из этих документов сделайте отметку о приложении. На первом листе документа напишите в верхнем правом углу «Приложение №» и поставьте порядковый номер. Сразу под ним напишите название распорядительного документа «к договору об оказании услуг» и его реквизиты (номер и дату подписания).

Отметку о приложении поместите и в основной документ.

burkurs.ru