Как установить ЭЦП на компьютер и подписать документ (Word, pdf)? Подписать цифровой подписью word


Как правильно подписать документ электронной цифровой подписью в Word документе?

Обмениваясь между подразделениями документами, часто используют ЭЦП. Возникает вопрос: как же подписать ЭЦП в документе Word?  

Сначала создаем документ, редактируем и проверяем на достоверность информации, и только потом  добавляем ЭЦП.   после добавления подписи документ нельзя редактировать, он станет доступен только для чтения. Если необходимо редактирование, то придется удалить подпись.  Требуется установить сертификат для корректной работы с документами. 

Для совершения подписи в Word 2007 требуется установить сервисы КриптоПро Office Signature и Crypto Pro. Для корректной работы персонального  компьютера необходимо заранее настроить электронную цифровую подпись. 

Рассмотрим пример подписи в Word 2007:

Без использования плагина КриптоПро Office Signature

  1. Создаем документ, подготавливаем его к подписанию, сохраняем, проверяем текст. Подпись документа Тест.docx производится следующим образом 
  2. В верхнем левом углу выбираем значок Office, затем кнопку «Подготовить», а потом «Добавить цифровую подпись». Если вдруг появилось информационное окно Microsoft Office Word, рассказывающее о том, как подписать ЭЦП в документе Word. Вы смело можете поставить галочку в поле  "Больше не показывать это сообщение" и нажать "ОК".
  3. Затем вам будет предложено выбрать цель подписания документа, это поле не обязательное. В «Теме сертификата» необходимо проверить ваши данные (ФИО). Если данные достоверные, то можете смело нажимать кнопку «Подпись». Если данные не верны, то необходимо выбрать кнопку «Изменить» и выбрать пользователя. Такое возможно если за одним компьютером работают несколько человек с разными ЭЦП.Теперь  документ Word 2007 подписан. Как видно из рисунка ниже (в правой его части), можно понять, сколько человек подписали этот документ. При изменении содержания документа подписи теряют свою силу, и документ становится бесполезным. 

С использованием плагина КриптоПро Office Signature

  1. Теперь рассмотрим пример, как подписывается ЭЦП в документе Word с помощью плагина КриптоПро Office Signature. 
  2.  Необходимо установить данный сервис на свой компьютер. Появляется кнопка «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)». Она открывается через кнопку «Подготовить»Как и в предыдущем, случаи выбираем цель подписания документа. Если необходимо вводим пароль для ЭЦП. При необходимости выбираем «Больше не показывать это сообщение»Результат – документ подписанЕсли вы захотите ознакомиться с подписями в документе повторно  открыв, выберете «Подготовить», затем «Просмотр подписей».

taxcom.su

Добавление или удаление цифровой подписи в файлах Office

В этой статье содержатся сведения о том, что такое цифровая подпись (или цифровое удостоверение), для чего она предназначена и как можно использовать цифровые подписи в таких приложениях Microsoft Office, как Word, Excel и PowerPoint.

В этой статье

Что такое цифровая подпись?

Строки подписи в документах Word и Excel

Создание строки подписи в документе Word или Excel

Подписание строки подписи в документе Word или Excel

Удаление цифровых подписей из документа Word или Excel

Невидимые цифровые подписи в документе Word, Excel или PowerPoint

Добавление невидимых цифровых подписей в документ Word, Excel или PowerPoint

Удаление невидимых цифровых подписей из документа Word, Excel или PowerPoint

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись — это электронная зашифрованная печать, удостоверяющая подлинность цифровых данных, таких как сообщения электронной почты, макросы или электронные документы. Подпись подтверждает, что сведения предоставлены подписавшим их создателем и не были изменены.

Сертификат подписи и центр сертификации

Сертификат подписи.     Для создания цифровой подписи необходим сертификат подписи, удостоверяющий личность. При отправке макроса или документа, подписанного цифровой подписью, также отправляется сертификат и открытый ключ. Сертификаты выпускаются центром сертификации и, аналогично водительскому удостоверению, могут быть отозваны. Как правило, сертификат действителен в течение года, по истечении которого подписывающий должен обновить имеющийся сертификат или получить новый для удостоверения своей личности.

Центр сертификации.    Центр сертификации похож на нотариальную контору. Он выпускает цифровые сертификаты, подтверждает их достоверность с помощью подписей, а также отслеживает сертификаты, которые истекли или были отозваны.

Что гарантирует цифровая подпись?

  • Подлинность.    Цифровая подпись подтверждает личность подписавшего.

  • Целостность.    Цифровая подпись подтверждает, что содержимое документа не было изменено или подделано после заверения.

  • Неотрекаемость.    Цифровая подпись подтверждает происхождение заверенного содержимого. Подписавший не может отрицать свою связь с подписанным содержимым.

  • Нотариальное заверение.    Подписи в файлах Word, Excel или PowerPoint с временем, проставленным защищенным сервером меток времени, при определенных обстоятельствах равносильны нотариальному заверению.

Чтобы подтвердить все эти параметры, создатель документа должен заверить его содержимое цифровой подписью, которая удовлетворяет указанным ниже требованиям.

  • Цифровая подпись должна быть действительной.

  • Сертификат, связанный с цифровой подписью, должен быть действующим (не просроченным).

  • Лицо или организация, поставившая цифровую подпись (издатель), является доверенной.

    Важно: Независимо от времени получения сертификата подписи и состояния его отзыва считается, что подписанные документы с действующей отметкой времени содержат действительные подписи.

  • Сертификат, связанный с цифровой подписью, выдается издателю компетентным центром сертификации.

К началу страницы

Строки подписи в документах Word и Excel

Строка подписи напоминает обычное место для подписи в печатном документе, но работает иначе. Добавляя строку подписи в файл Office, автор может указать сведения о предполагаемом подписывающем лице и предоставить для него инструкции. Когда электронная копия файла отправляется предполагаемому подписывающему, он видит строку подписи и уведомление о том, что необходима его подпись. Он может:

  • ввести подпись;

  • выбрать изображение подписи от руки;

  • ввести подпись с помощью функции рукописного ввода на ПК с сенсорным экраном.

Одновременно с видимой подписью в документ добавляется и цифровая подпись для подтверждения личности подписавшего.

Важно: документ, подписанный цифровой подписью, становится доступен только для чтения.

Создание строки подписи в документе Word или Excel

  1. Поместите указатель мыши в то место в документе или на листе, где необходимо создать строку подписи.

  2. На вкладке Вставка в группе Текст раскройте список Строка подписи и выберите пункт Строка подписи Microsoft Office.

  3. В диалоговом окне Настройка подписи введите сведения, которые будут отображены под строкой подписи.

    • Предложенный подписывающий.     Полное имя подписывающего лица.

    • Должность предложенного подписывающего.     Должность подписывающего лица (если таковая имеется).

    • Адрес электронной почты предложенного подписывающего.     Адрес электронной почты подписывающего лица (при необходимости).

    • Инструкции для подписывающего.    Добавьте инструкции, например "Прежде чем подписывать документ, проверьте правильность содержимого".

  4. Установите один или оба указанных ниже флажка.

    • Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.     Разрешение подписывающему указать цель добавления подписи.

    • Показывать дату подписи в строке подписи.     Рядом с подписью будет отображаться ее дата.

Совет: Для добавления дополнительных строк подписи повторите эти действия.

Примечание: Если документ все еще не подписан, появится панель сообщений Подписи. Чтобы завершить процесс подписывания, нажмите кнопку Просмотр подписей.

К началу страницы

Подписание строки подписи в документе Word или Excel

При подписании строки подписи добавляется как видимая подпись, так и цифровая.

  1. Щелкните строку подписи в файле правой кнопкой мыши.

    Примечание: Если файл откроется в режиме защищенного просмотра, нажмите кнопку Все равно редактировать (если файл получен из надежного источника).

  2. Выберите в меню команду Подписать.

    • Введите свое имя в поле рядом со значком X, чтобы добавить печатную версию подписи.

    • Нажмите кнопку Выбрать рисунок, чтобы выбрать изображение своей рукописной подписи. В диалоговом окне Выбор графической подписи найдите файл, содержащий изображение подписи, выберите его и нажмите кнопку Выбрать.

      Примечания: 

      • Если используется версия приложения на китайском (традиционное или упрощенное письмо), корейском или японском языке, появится пункт Штамп в строке подписи.

      • Кроме того, можно добавить подпись в строку подписи, дважды щелкнув эту строку. Введите свое имя рядом со значком X. Можно также в области подписи в разделе Запрошенные подписи щелкнуть стрелку рядом с подписью и выбрать в меню команду Подписать.

    • Введите свое имя в поле рядом со значком X, используя графические возможности, чтобы добавить рукописную версию подписи (только для пользователей планшетных компьютеров).

    • Нажмите кнопку Подписать.

    • В нижней части документа или листа появится кнопка Подписи.

На приведенном ниже рисунке показана кнопка Подписи.

К началу страницы

Удаление цифровых подписей из документа Word или Excel

  1. Откройте документ или лист с видимой подписью, которую необходимо удалить.

  2. Щелкните строку подписи правой кнопкой мыши.

  3. Нажмите кнопку Удалить подпись.

  4. Нажмите кнопку Да.

Примечание: Чтобы удалить подпись, также можно щелкнуть стрелку рядом с подписью в области подписи. Нажмите кнопку Удалить подпись.

К началу страницы

Невидимые цифровые подписи в документе Word, Excel или PowerPoint

Невидимая цифровая подпись (например, видимая строка цифровой подписи) удостоверяет подлинность, целостность и происхождение документа. Такие подписи можно добавлять в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.

В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка Подписи. Кроме того, для подписанных документов сведения о подписи отображаются в разделе Сведения, который отображается после открытия вкладки Файл.

К началу страницы

Добавление невидимых цифровых подписей в документ Word, Excel или PowerPoint

Чтобы удостоверить подлинность содержимого документа, можно добавить в него невидимую цифровую подпись. В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка Подписи.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите пункт Сведения.

  3. Нажмите кнопку Защита документа, Защита книги или Защита презентации.

  4. Нажмите кнопку Добавить цифровую подпись.

  5. Прочитайте сообщение Word, Excel или PowerPoint и нажмите кнопку ОК.

  6. В диалоговом окне Подпись в поле Цель подписания документа укажите цель подписания документа.

  7. Щелкните элемент Подпись.

После того как в файл будет добавлена цифровая подпись, появится кнопка Подписи, а сам файл станет доступен только для чтения.

К началу страницы

Удаление невидимых цифровых подписей из документа Word, Excel или PowerPoint

  1. Откройте документ, книгу или презентацию с невидимой подписью, которую необходимо удалить.

  2. Откройте вкладку Файл.

  3. Щелкните элемент Сведения.

  4. Щелкните элемент Просмотр подписей.

  5. Произойдет возврат к представлению документа, книги или презентации, и появится панель Подписи.

  6. Щелкните стрелку рядом с подписью.

  7. Нажмите кнопку Удалить подпись.

  8. Нажмите кнопку Да.

К началу страницы

support.office.com

Как подписать Word-файл 2003 с помощью ЭЦП? - Полезные статьи - Каталог статей

Достаточно часто при работе с электронными площадками встает вопрос "Как подписать Word документ с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП)?". Применение на практике данной функции встречается часто: при отправке изменений, разъяснений и других документов в электронные площадки, в документообороте между органами государственной власти или предприятиями и так далее. В данной статье мы подробно расскажем как подписать документ Word в версии Office 2003 с помощью ЭЦП.

Как только вы создали Word файл и завершили его редактирование необходимо сохранить его и только потом начинать добавление ЭЦП к документу. Нужно помнить, что после подписания документ станет доступен только для чтения, и если требуется редактирование документа, то сначала следует удалить созданные ЭЦП, отредактировать и заново подписать, иначе документ будет содержать недействительную подпись. Отмечаем, что на рабочем месте должен быть установлен КриптоПро версии не ранее 3.0, а так же установлен сертификат ЭЦП в папке "Личные". Скачать КриптоПро 3.0 можно по следующей ссылке: (Скачать КриптоПро 3.0),скачать КриптоПро 3.6 по следующей: (Скачать КриптоПро 3.6).

Рассмотрим вариант: как подписать Word файл, версии 2003.

После сохранения документа, который нам нужно подписать, в нашем случае это "Тест.doc", в верхнем меню выбираем "Сервис", "Параметры", и в открывшемся окне нажимаем на вкладку "Безопасность":

Как подписать Word с помощью ЭЦП

Нажимаем кнопку "Цифровые подписи" и в открытом окне жмем "Добавить":

Открывается окно выбора сертификата, выбираем необходимого пользователя, с чьим ЭЦП планируется подписать документ:

Жмем "ОК", вводим пароль на ЭЦП: (если ранее на рабочем месте с данным ЭЦП работали и сохранили пароль, то этого окна у вас не будет)

Как видим, в окне Цифровые подписи появился Подписывающий. Кстати, таким же образом можно добавить второго, третьего и т.д. подписанта

Как подписать документ Word ЭЦП

Жмем "ОК" чтобы закрыть окна. Теперь вордовский документ подписан с помощью ЭЦП, а в правой нижней части появился значок, при наведении на который появляется надпись: "Этот документ содержит цифровую подпись":

С этого момента, любые изменения вносимые в документ, удаляют цифровые подписи, о чем информирует нас Word при попытке сохранить изменения:

Инструкцию по подписыванию с ЭЦП документов Word 2007 и 2010 читайте тут: Как подписать Word 2007 и 2010 с помощью ЭЦП?.

pro-zakupki.ru

Как вставить подпись в Word

Электронный документооборот вступил в конфликт с принципом, по которому контракт или другой важный фрагмент текста должен быть верифицирован разборчивым и однозначно идентифицируемым автографом. Долгое время решения этой проблемы не было. Постепенно технология ЭЦП, электронной цифровой подписи, стала востребованной и даже необходимой в некоторых областях. И хотя не все рядовые пользователи знают и пользуются ей, компания Microsoft встроила в свои приложения для работы с документами поддержку этой технологии.

Официальные документы должны быть заверены автографом

Помимо ратификации контрактов, ЭЦП используется и как инструмент проверки подлинности писем в электронной почте, макросов и т. п. Механизм проверки реализован через технологии шифрования закрытым ключом, что добавляет очков безопасности и криптоустойчивости. Её использование гарантирует однозначную идентификацию использовавшего её человека. Также «опечатанность» полученного файла, потому что нельзя внести правки в текст без повторного подписания. И «неотрекаемость». Смысл последней в том, чтобы автор документа не мог откреститься от причастности к нему. Это важно в корпоративной (и не только) среде.

Вставка в документ

Заверить содержимое документа своей ЭЦП можно, если она не просрочена, и её сертификат или владелец не скомпрометированы. Тогда нет никаких препятствий для использования этого инструмента. Приложения из пакета Office, которые поддерживают эту технологию, а это Word и Excel, проверяют вставляемую подпись на все эти признаки. Только при положительном результате позволяют верифицировать текстовый файл с её помощью. Такая проверка служит доказательством действительности автографа не только для автора документа, но и для того, кому он предназначен. Принцип обоюдного обеспечения безопасности и сделал эту технологию востребованной.

Перед тем, как вставить ЭЦП в Word, убедитесь, что она отвечает всем заявленным требованиям. Чтобы осуществить вставку специальной области, предназначенной для вставки ЭЦП, откройте документ в Ворде, поместите курсор в нужное место и перейдите во вкладку «Вставка» в Ленте настроек. Там вам нужна группа «Текст», в ней как раз будет кнопка «Строка подписи». Нажав на неё, вы откроете выпадающее меню, в котором следует выбрать «Строку подписи Microsoft Office». В то место, куда был установлен курсор, будет осуществлена вставка области. Одновременно на экране появится диалог настройки, в котором можно будет при необходимости указать имя человека. Этот человек должен верифицировать текстовый файл, должность и адрес электронной почты. Также если у вас для подписывающего человека есть какие-либо комментарии или указания, то их следует внести в поле «Инструкции» в том же диалоге. В тот момент, когда он нажмёт на строку подписи, во всплывающем окне будут отображены внесённые вами комментарии. Это очень удобно, когда вы не хотите сбивать форматирование в документе, впечатывая в него дополнительный текст, или делать ещё один файл или записку с пояснениями. Если вам нужно, чтобы подписывающее лицо оставило вам ответ на них, в том же диалоговом окне отметьте пункт с соответствующим разрешением. В тот момент, как он будет вставлять автограф в документ, Ворд даст ему возможность вписать рядом с вашим комментарием свой. Таким образом Microsoft расширяет возможности своего текстового процессора для групповой обработки файлов.

Всё в том же окне можно добавить дату, она будет отображаться в строке подписи. Если таких областей должно быть несколько, то нужно будет повторить эту процедуру нужное количество раз, каждый раз при необходимости заполняя нужные поля.

Теперь подойдём к этому вопросу со стороны подписывающего. Чтобы вставить в область подписи свою ЭЦП, открыв документ, нажмите на неё левой кнопкой мыши. Этот клик выделит строку и даст вам поле ввода автографа. Теперь вы можете либо впечатать своё имя, чтобы вставить печатную версию ЭЦП, либо указать в диалоге выбора рисунок с автографом на жёстком диске. И то, и другое запустит процесс проверки указанной подписи, как мы упоминали в начале статьи, и при положительном результате прямо в окне Ворда появится кнопка подтверждения. Нажав на неё, вы подпишете документ. Для владельцев планшетов есть и ещё один вариант. Используя преимущества сенсорного экрана, поставить электронную подпись, как привыкли, росчерком пера, только в этом случае его заменит стилус. Однако нужно учитывать, что роспись в этом случае не должна отличаться от той, которую вы указали при регистрации, что бывает непросто. Современная технология авторизации по отпечатку пальца уже тоже постепенно начинает использоваться в механизме ЭЦП, но Word пока ещё не получил соответствующее обновление.

Невидимая подпись

Если задача поставить явную подпись не стоит, но при этом вы хотите защитить документ от правок посторонних лиц, то можете опять-таки поставить в него ЭЦП, но без добавления области. В Ворде есть такая функция. Подтверждённая роспись не будет видна в содержимом, но в строке состояния внизу окна документа будет соответствующий значок. Только автор документа сможет внести в него изменения. Для добавления такой ЭЦП нажмите в окне документа кнопку главного меню (со значком Microsoft Office) и выберите пункт «Подготовка», в нём — «Добавить цифровую подпись» и согласитесь в диалоговом окне.

Заключение

Использование такого механизма оправдано не только в корпоративной среде, но и среди обычных пользователей, которые заботятся о своей безопасности. Именно поэтому работа с ней оформлена в Microsoft Word максимально удобно, чтобы любой человек мог ей воспользоваться.

nastroyvse.ru

Как установить ЭЦП на компьютер и подписать документ (Word, pdf)?

«Как подписать ЭЦП документ Word?» —  этот вопрос нередко возникает у пользователей, которые впервые сталкиваются с необходимостью поставить электронную подпись. О том, как правильно установить ЭЦП на компьютер и подписать с ее помощью документы, будет рассказано в этой статье. 

Как установить ЭЦП на компьютер?

Как подписать ЭЦП документ Word?

Как подписать ЭЦП файл pdf? 

Читайте нас в Яндекс.Дзен

Яндекс.Дзен

Как установить ЭЦП на компьютер? 

Прежде чем рассматривать вопрос о том, как подписать ЭЦП документ Word, нужно разобраться, как установить на компьютер сертификат ЭЦП. Первое, что потребуется для инсталляции ЭЦП на компьютер, — это наличие уже установленной программы «КриптоПро». Зайдя через меню «Пуск» в панель управления, двойным щелчком левой клавиши мыши по соответствующей иконке открываем «КриптоПро».

Далее появится окно: в нем необходимо выбрать вкладку «Сервис», в которой есть пункт «Посмотреть сертификаты в контейнере». Кликнув указателем мыши на данном пункте, можно открыть окно, содержащее строку имени ключевого контейнера и кнопку «Обзор». После нажатия этой кнопки появится окно «КриптоПро CSP». В нем должен быть указан список контейнеров пользователя, в котором нужно выбирать необходимый, нажать «OK» и вернуться в предыдущее окно, уже содержащее имя контейнера.

Теперь, ничего здесь не меняя, нажимаем «Далее». Появится окно, в котором будет содержаться информация о пользователе, серийном номере и т. д. Необходимо кликнуть кнопку «Свойства» и во вновь возникшем окне под названием «Сертификат» нажать кнопку установки сертификата. Это действие приведет пользователя в окно «Мастер импорта сертификатов», содержащее необходимую для прочтения информацию. Ознакомившись с ней, жмем кнопку «Далее».

Новое окно предоставит выбор хранилища. Галочку надо поставить на пункте «Поместить все сертификаты в следующее хранилище». Появится окно хранилищ: в нем нужно выбрать «Личное» и нажать «OK». Сертификат ЭЦП уже установлен, для завершения процедуры требуется нажать кнопку «Готово». Теперь стало возможным подписывать документы электронной подписью. 

Как подписать ЭЦП документ Word? 

Теперь расскажем подробно о том, как подписать ЭЦП документ Word версий 2003, 2007, 2010. Итак, «КриптоПро» и сертификат ЭЦП установлены, текстовый документ создан, оформлен и отредактирован, дело осталось за подписью. В разных версиях этой программы действия по подписанию электронного документа будут различаться:

  1. Для Word 2003:На панели инструментов нажимаем последовательно: «Сервис» — «Параметры» — «Безопасность». Далее выбираем: «Цифровые подписи» — «Добавить». В появившемся списке выбираем пользователя, ЭЦП которого необходима, и нажимаем «ОК». После этих действий в нижнем правом углу документа появится значок, говорящий о том, что документ подписан.
  2. Для Word 2007:Нажать кнопку Office, расположенную в верхнем левом углу, затем — «Подготовить» — «Добавить цифровую подпись», после чего остается выбрать необходимый сертификат подписи и подтвердить выбор.
  3. Для Word 2010:Меню «Файл» — «Сведения» — «Добавить цифровую подпись», после чего нужно сделать выбор необходимого сертификата подписи и подтвердить выбор. 

Как подписать ЭЦП файл pdf? 

Итак, мы узнали, как подписать ЭЦП документ Word, но нередко возникает необходимость проставления подписи и на файлах с расширением pdf (Adobe Acrobat). Для этих целей был специально создан продукт «КриптоПро PDF», необходимый для создания и проверки подписей в pdf-файлах. Установка этой программы не вызовет трудностей, главное — следовать указаниям инсталлятора.

После входа в программу (к примеру, Acrobat) необходимо настроить возможность проставления подписи. Для этого открываем пустое окно программы, входим в меню «Редактирование», выбираем «Установки» и «Категории». Далее находим раздел «Подписи» и переходим в «Создание и оформление», где необходимо нажать кнопку «Подробнее».

В появившемся окне необходимо выбрать метод подписания документа (т. е. CryptoRro PDF и формат «подписи по умолчанию»). Также нужно установить флажки на полях, которые отражают информацию о подписи и ее свойствах. Данное окно имеет в том числе строку о разрешении просмотра предупреждений документа и строку запрета на подписание — тут надо отметить «Никогда».

Далее идет раздел «Оформление»: выбираем «Создать» и в появившемся окне вводим заголовок подписи — ее будущее отображение в списке. Для добавления личной подписи необходимо установить переключатель на «Импортировать графику» и нажать «Файл», после чего выбрать сохраненную графическую подпись, которая будет добавлена к сертификату.

Теперь для добавления подписи к созданному документу на панели инструментов надо нажать «Подписание», затем кликнуть пункт «Мне нужно поставить подпись» и выбрать «Поместить подпись». После этого появится окно сертификатов, в котором нужно выбрать необходимый и нажать «OK».

nsovetnik.ru

Как подписывать документы ЭЦП?

Как подписать с помощью ЭЦП файл — как подписать ЭЦП документ?

Хотя электронный документооборот полностью не может вытеснить бумажный, его актуальность с каждым годом все возрастает. Документы, передаваемые в электронном виде, так же как и бумажные требуют визирования. Делается это с помощью электронно-цифровой подписи. Важно правильно подписать документ для того, чтобы он имел юридическую силу, и с его помощью можно было проводить необходимые операции. Разберем по порядку, как подписываются документы различного формата.

Итак, вам необходимо подписать пдф файл ЭЦП. Для того чтобы произвести подпись любого документа необходимо установить на свой ПК плагин КриптоПро. После этого документ необходимо отредактировать в программе AdobeAcrobat и сохранить в формате Adobe Reader.

Далее в меню выбираем пункт «Работа с сертификатами», затем «Подписание» и ищем нужную подпись. Перед тем как подписать с помощью ЭЦП файл pdf, нужно определить, в каком месте на документе будет располагаться подпись, с помощью мышки создаем нужную строку. В появившемся окне появится информация, где можно найти сертификат. Подписание документа завершено.

Если необходимо подписать вордовский документ ЭЦП, то необходимо будет проделать несложные операции в определенной последовательности. В меню ищем «Сервис», нас интересуют «Параметры». В «Параметрах» находим пункт «Безопасность» и выбираем «Цифровые подписи». В открывшемся окне ищем нужный сертификат и выбираем владельца подписи. Теперь потребуется ввести пароль ЭЦП, в окне появится «Подписывающий», кликаем на него и документ готов.

Как подписать Word 2007 с помощью ЭЦП?

Важно знать, что после подписания файл формата Word будет доступен только для чтения. Подписание вордовских файлов версий 2007 и 2010 имеет некоторые нюансы. Перед тем как подписать ЭЦП документ word 2007 – 2010 нужно понимать его отличия от аналогичного формата 2003 года. Документы Offis 2007 сохраняются расширением docx. Для подписания документа целесообразно использовать программу КриптоПро Office Signature. Для Office 2010 этот плагин, вообще, является обязательным.Возникает вопрос, как проверить ЭЦП электронно подписанного документа на подлинность. Для этих целей устанавливаем на компьютер КриптоПро CSP. С помощью плагина настраиваем функции, позволяющие получать только те документы, которые подписаны сертифицированными ЭЦП.

Подписание сканированных документов с помощью ЭЦП возможно после установки на компьютер КриптоАРМ. Эта же программное обеспечение наряду с КриптоПРО подходит для подписания архивных папок RAP.

07.09.2018

Важные нюансы при подписании документов электронной подписью

Сегодня электронные документы, подписанные электронными подписями, признаются основанием для проведения операций, подтверждают расходы в целях налогообложения прибыли.

Как подписать документ электронной подписью ЭЦП

Рассмотрим нюансы новых правил использования электронной подписи, а также при каких условиях теперь электронный документ равнозначен подписанному документу на бумаге.

С 8 апреля 2011 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее — Закон N 63-ФЗ). В то же время до 1 июля 2012 г. применяются и нормы Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее — Закон N 1-ФЗ). Новый Закон был необходим, поскольку положения Закона N 1-ФЗ уже не отвечали требованиям современного электронного документооборота.

Так, Закон N 63-ФЗ в отличие от прежнего регулирует электронный обмен юридически значимыми документами не только с государственными органами, но и между хозяйствующими субъектами (см. врезку на с. 47). Ведь использование электронной подписи (ЭП) разрешено при заключении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, а также совершении других юридически значимых действий (ст. 1 Закона N 63-ФЗ).

Примечание. Когда подача документов в электронном виде с ЭП обязательна

Статьей 80 НК РФ предусмотрено следующее. Налогоплательщики, у которых среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) компании, численность работников которых превышает указанный предел, представляют декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронном виде. Но только если иной порядок представления информации, отнесенной к государственной тайне, не предусмотрен законодательством.

Аналогичное требование установлено п. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ. Плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физлиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 50 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) компании, у которых численность указанных физлиц превышает данный предел, представляют расчеты в орган контроля за уплатой страховых взносов по установленным форматам в электронном виде. Конечно, если иной порядок представления сведений, отнесенных к государственной тайне, не предусмотрен законодательством РФ.

Отметим, что с принятием Закона N 63-ФЗ ЭЦП, предусмотренные Законом N 1-ФЗ, не утратили силу. Электронный документ, подписанный ЭЦП до 1 июля текущего года, признается электронным документом, подписанным квалифицированной ЭП в соответствии с Законом N 63-ФЗ.

Важным нововведением Закона N 63-ФЗ является и то, что владельцем электронной подписи (сертификата ключа проверки подписи) может быть юридическое лицо. При этом организация должна определить, на каком основании (учредительных документов или доверенности) от ее имени действует физлицо, подписывающее документ.

Понятие и виды используемых электронных подписей

В ст. 2 Закона N 63-ФЗ сказано, что ЭП — это информация в электронной форме, которая присоединена или иным образом связана с другой информацией в электронной форме (подписываемой информацией) и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Одной электронной подписью может быть подписано несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов.

В соответствии со ст. 5 Закона N 63-ФЗ применяется несколько видов электронной подписи — простая и усиленная, а последняя, в свою очередь, делится на неквалифицированную и квалифицированную.

Простая электронная подпись. Это ЭП, которая посредством использования кодов, паролей, логинов или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определенным лицом.

Данный вид подписи не дает возможности контролировать внесение изменений в электронный документ. То есть простая подпись только удостоверяет лицо, подписавшее документ, не наделяя его никакими полномочиями.

Усиленная неквалифицированная ЭП. Она, в отличие от простой, формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа подписи (см. врезку на с. 48). Данная ЭП позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и выявить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания (ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Справка. Средства электронной подписи

Ключ электронной подписи — уникальная последовательность символов, предназначенная для создания ЭП. А ключ проверки электронной подписи — уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом ЭП и предназначенная для проверки подлинности ЭП.

Для создания и проверки ЭП, создания ключа и ключа проверки ЭП используются средства электронной подписи, которые:

  • позволяют установить факт изменения подписанного электронного документа после момента его подписания;
  • обеспечивают практическую невозможность вычисления ключа ЭП из электронной подписи или из ключа ее проверки.

При создании ЭП средства электронной подписи должны:

  • показывать лицу, подписывающему электронный документ, содержание информации, которую он подписывает;
  • создавать ЭП только после подтверждения лицом, подписывающим электронный документ, операции по созданию электронной подписи;
  • однозначно показывать, что ЭП создана.

При проверке ЭП средства электронной подписи должны показывать содержание электронного документа, подписанного ЭП, информацию о внесении изменений в подписанный электронной подписью документ, а также указывать на лицо, с использованием ключа ЭП которого подписаны электронные документы.

Отметим, что электронный документ, подписанный с помощью простой или неквалифицированной электронной подписи, может быть признан равнозначным документу на бумаге с собственноручной подписью. Но только при условии, что это прямо предусмотрено федеральными законами, принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи (ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Усиленная квалифицированная ЭП. Информация в электронной форме, подписанная такой подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Правда, за исключением случая, когда федеральными законами или принимаемыми на их основании нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Требования к квалифицированной ЭП идентичны требованиям к неквалифицированной. А также она должна соответствовать таким дополнительным условиям: для ее создания и проверки используются средства электронной подписи в соответствии с Законом N 63-ФЗ, а ключ ее проверки указан в квалифицированном сертификате (ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Обратите внимание: участники электронного взаимодействия вправе по своему усмотрению использовать любой вид ЭП, если требование об использовании конкретного вида подписи не установлено законодательством либо их соглашением (ст. 4 Закона N 63-ФЗ).

Если документ должен быть заверен печатью. Предположим, на основании федеральных законов, принимаемых в соответствии с ними нормативных правовых актов или обычаев делового оборота документ должен быть заверен печатью. Тогда электронный документ, подписанный усиленной ЭП и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Федеральными законами и соответствующими нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью (см. таблицу ниже).

Таблица. Признание электронных документов равнозначными документам на бумаге

Документ подписанЭП Документ на бумажном носителе
Подписан собственноручно Подписан собственноручнои заверен печатью
Простой ЭП Признается равнозначным, только если это установлено федеральными законами и принятыми на их основании нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного документооборота Документ, подписанный простой ЭП, не признается равнозначным документу на бумажном носителе, который заверен печатью
Усиленной квалифицированнойЭП Признается равнозначным, если только это указано в федеральном законе или принимаемом в соответствии с ним нормативном акте либо установлено соглашением сторон. Нормативные акты и соглашения должны предусматривать порядок проверки неквалифицированной ЭП Признается равнозначным,если он подписан любым видом усиленной ЭП и согласно федеральным законам, соответствующимнормативным правовым актам или соглашениям между участниками приравнен к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью. Причем федеральные законы, иныенормативные акты, соглашения между участниками электронноговзаимодействия могут предусматривать дополнительные требования к электронному документу
Усиленной квалифицированнойЭП Признается равнозначным. Исключение составляют федеральные законы и иные нормативные акты, устанавливающие требование о необходимости составления документа исключительно на бумаге

Первичные документы с ЭП признаются в налоговом учете. В Письме от 05.10.2011 N ЕД-4-3/[email protected] ФНС России пояснила следующее. В целях применения п. 1 ст. 252 Налогового кодекса составленные согласно требованиям законодательства первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности.

Аналогичной позиции придерживается и Минфин России. Ведомство отметило, что документ, оформленный в электронном виде по установленным форматам и подписанный ЭЦП или квалифицированной электронной подписью, может подтверждать расходы в случаях, если федеральными законами, принятыми согласно им нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа исключительно на бумажном носителе (Письма Минфина России от 10.10.2011 N 03-03-06/1/645, от 26.08.2011 N 03-03-06/1/521 и от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409).

Как получить и пользоваться электронной подписью

Получение электронной подписи. Простую ЭП отдельно получать не нужно. Она формируется в той же информационной системе, что и заверяемый ею документ.

Для применения усиленной ЭП необходимы специальные программные средства, поэтому ее можно получить только через специализированные удостоверяющие центры. Центр, не получивший лицензию, вправе выдавать только простые и в отдельных случаях неквалифицированные подписи, не требующие выдачи квалифицированного сертификата. Поэтому за квалифицированной подписью следует обращаться в лицензированный удостоверяющий центр, где организация получит сертификат, в котором будет указан ключ проверки электронной подписи.

Указанный сертификат должен содержать следующую информацию (п. 2 ст. 14 Закона N 63-ФЗ):

  • даты начала и окончания срока его действия;
  • наименование учреждения, место нахождения и основной государственный регистрационный номер;
  • ключ проверки электронной подписи;
  • наименование используемого средства ЭП или стандарты, требованиям которых соответствуют ключ электронной подписи и ключ проверки ЭП;
  • наименование удостоверяющего центра, который выдал сертификат ключа проверки ЭП;
  • уникальный номер квалифицированного сертификата, даты начала и окончания его действия и др.

Сертификат выдается на определенный срок действия (обычно на год), который в нем прописан. Организация должна следить за сроком его истечения. Ведь если вовремя его не продлить, это приведет к аннулированию ключа проверки ЭП. Данное решение приводится в силу в течение дня, следующего после окончания срока действия сертификата. Значит, необходимо обновить сертификат при истечении срока его действия. Следует проверять и сертификаты партнеров компании, поскольку они также могут быть недействительными.

Для получения сертификата ЭП организации необходимо представить в аккредитованный лицензионный центр заявление, свидетельство о постановке на учет в налоговых органах, учредительные документы и выписку из ЕГРЮЛ. Можно иметь несколько образцов ЭП от разных удостоверяющих центров.

Как пользоваться электронной подписью. Вместе с сертификатом владелец ЭП получает два ключа: открытый и закрытый. При помощи закрытого ключа производится шифрование документа. Данный ключ является секретной информацией, которая хранится у владельца подписи и известна только ему. Открытый ключ раздается контрагентам для проверки подлинности ЭП, стоящей на документе, то есть данный ключ-код расшифровывает подпись и ее владельца, а значит, позволяет партнеру определить, соответствует ли документ заявленному. Если возникнет спор о подлинности ЭП, то можно обратиться в удостоверяющий центр, в котором находится дубликат открытого ключа.

После того как электронный документ составлен, юрлицо ставит под ним свою ЭП. То есть с помощью кодирования в конце документа либо в отдельном файле проставляется набор определенных символов. В подпись также включается информация о лице, подписавшем документ, дата подписания и имя файла, содержащего открытый код подписи.

Пользователь, получивший данный документ, выполняет обратное преобразование документа при помощи открытого ключа. Если документ удалось расшифровать, то стоящая на нем ЭП верна и документ подписан именно указанным лицом. В противном случае будет выдаваться сообщение, что сертификат отправителя недействителен.

Значит, подписание документа ЭП гарантирует то же самое, что и заверение бумажного документа собственноручной подписью. А именно: что в текст не вносились изменения, текст документа исходит от подписанта, и владелец ЭП согласен с данной информацией, а также не сможет отказаться от подписанного документа.

Представление в инспекцию первичных документов, заверенных ЭП. Если запрошенные у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, то он вправе представить их в инспекцию в электронном виде, направив по телекоммуникационным каналам связи (п. 2 ст. 93 НК РФ). Бывает, что форматы электронных документов, принятые между организацией и ее контрагентами, не соответствуют форматам налоговиков. В этом случае, по мнению Минфина России, если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, подавать его нужно на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной ЭП (Письма от 03.11.2011 N 03-07-11/297, от 15.09.2011 N 03-02-08/96, от 13.09.2011 N 03-02-07/1-325, от 26.08.2011 N 03-03-06/1/521, от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409).

Ю.Н.Бережная

Эксперт журнала

"Российский налоговый курьер"

Копия должна быть четкой, легко читаемой.

Электронная подпись в Ворде

Если копия имеет неясный текст, приписки и иные неоговоренные исправления, Удостоверяющий центр (УЦ) вправе отказать в принятии такой копии.

Копиидокументов, необходимых для выпуска электронной подписи, должны быть заверены не более 7 дней назад на момент предоставления в УЦ.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут заверить копии документов либо нотариально, либо самостоятельно. Копии документов для выпуска электронной подписи физическому лицу (не представителю юридического лица или индивидуального предпринимателя!) заверяются только нотариально.

Копии документов может заверять не только руководитель, но и любой сотрудник компании, при предоставлении документа (доверенности, приказа и т.д.), подтверждающего эти полномочия.

Для заверения юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем на копии необходимо указать:

  • заверительную надпись «Верно» или «Копия верна»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • подпись заверившего;
  • расшифровку подписи;
  • дату заверения;
  • печать организации или индивидуального предпринимателя. Если печати нет:— организации заверяются документы только подписью руководителя, при этом дополнительно необходимо предоставить Устав организации, в котором должна быть запись, что организация работает без печати.— ИП — только подписью предпринимателя. При приеме документов сотрудник УЦ проверит ФИО предпринимателя по ЕГРИП.

Физические лица, находящиеся на территории другой страны, могут заверить копии в консульстве РФ. Доверенность, по которой представитель ФЛ будет получать ЭП, также должна быть заверена в консульстве.

Копия многостраничного документа может быть заверена двумя способами:

  • отдельно заверить каждый лист копии;
  • либо прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

На заметку!

Копия документа, заверенная факсимильной подписью, принимается только при предъявлении приказа, разрешающего сотруднику использовать факсимиле, подписанного директором организации, и наличии соглашения между вашей организацией и ООО «Компания Тензор» об использовании факсимильной подписи.

факсимиле, факсимильная подпись — точное воспроизведение каким-либо способом (фотографическим, ксерографическим, печатным и т. п.) рукописной подписи.

Оставьте свой отзыв:

ОТПРАВИТЬ

Сертификат ключа проверки представляет из себя электронный документ (либо документ на бумаге), который подтверждает, что ключ подписи принадлежит владельцу сертификата, а не стороннему лицу. При его генерации данные о владельце сохраняются, и полученный файл носит наименование сертификата ключа подписи. Этот документ включает открытый ключ и данные о владельце, а также данные об организации(удостоверяющий центр), выдавшей ключ. Иными словами, сертификат ключа является своеобразным электронным паспортом каждого участника документооборота. Он дает возможность точно идентифицировать пользователя. Важно понимать, что обмен электронными документами возможен при наличии у участников действительных сертификатов.

Какая информация в нем содержится?

Перечень полей, которые могут быть в сертификате, определяется действующими стандартами и законодательством.

Как подписать документ электронной подписью

Обычно сертификат содержит следующие поля:

  • Уникальный регистрационный номер сертификата.
  • Даты и время начала/окончания срока действия сертификата ЭЦС.
  • Фамилия, имя и отчество владельца сертификата.
  • Название ключа подписи.
  • Псевдоним владельца.
  • Реквизиты и наименование ЦС.
  • Информацию об использования подписи.
  • Наименование криптографического алгоритма.
  • Иная информация для проверки сертификата, предусмотренная законодательством.

Как распечатать сертификат ЭЦП?

Многие задают вопрос — как распечатать ЭЦП на бумаге, поскольку не имеют представления как распечатать сертификат ключа электронной подписи. Для того, чтобы провести печать бланка сертификата, необходимо открыть карточку налогоплательщика (находится в меню Контрагенты — Налогоплательщики. Далее, выберите вашу компанию) и перейдите на вкладку "Ответственные лица".

Как распечатать документ с ЭЦП? У ответственного лица, на которого был выдан сертификат, нажимаем «Напечатать бланк». Таким образом, вопрос: "как распечатать сертификат электронной подписи?" становится более не актуальным.

При нажатии кнопки "Вперед" произойдет распечатка. На этом, создание ключей ЭЦП клиента и регистрация в банке открытого ключа ЭЦП завершены. Для полной и окончательной регистрации пары ключей ЭЦП клиент должен приехать в банк с Сертификатом нового ключа.

На завершающем этапе, для перехода необходимо нажать "Выход". На этом регистрация ключей ЭЦП физического лица завершена.

Поделиться ссылкой:

Интересные статьи

obd2bluetooth.ru

Как подписать документ ЭЦП

Для людей, не имеющих опыта работы с электронной цифровой подписью, мы подготовили инструкцию «как подписать документ ЭЦП». На самом деле это очень простая процедура, которая заключается в паре нажатий на кнопку мыши.

Все владельцы ЭЦП имеют специальные сгенерированные ключи: открытый и закрытый. Все эти ключи зарегистрированы в Удостоверяющем центре и надежно защищены. В первую очередь для того чтобы подписывать документы с помощью своей ЭЦП, вам необходимо подготовить свой ПК, установив на него следующее ПО:

  1. Крипто-ПРО CSP;
  2. Корневой сертификат;
  3. Личный сертификат;
  4. Библиотека Capicom.

О том, как установить и настроить программное обеспечение вы можете прочесть в отдельной инструкции.

Сам процесс подписи документа зависит от того, в какой программе он создан (т.е. его формат). Для примера рассмотрим самый популярный текстовый редактор MS Word.

Если вы подписываете документы впервые, рекомендуем убедиться, что у вас установлена последняя версия Крипто-ПРО. Сделать это можно открыв программу в Панели управления и перейдя во вкладку «Общее». На момент написания данной инструкции последняя версия Крипто-ПРО 3.9.

Как подписать документ ЭЦП в Word 2003

Открываем нужный документ, переходим:

«Сервис» - «Параметры» - «Безопасность» - вкладка «Цифровые подписи» и «Сертификат» - нажимаем кнопку «ОК».

Обратите внимание, перед тем как подписывать документ, его нужно сохранить.Документ возможно подписать только при условии, что ваш сертификат находится в Личных (см. статью по установке сертификата)

Как подписать документ ЭЦП в Word 2007

В 2007 версии редактора используем следующий алгоритм:

Круглая кнопка в левом верхнем углу «Office» – «Подготовить» - «Добавить цифровую подпись», далее если необходимо прописываем цель подписания документа (необязательно), выбираем соответствующую подпись из списка, нажимаем «Подписать».

То, что документ имеет цифровую подпись, подтверждает небольшая красная эмблема на нижней панели и соответствующая надпись при наведении на нее курсора. Также после подписания, пропадает возможность редактировать документ, чтобы внести изменения в файл, необходимо удалить подпись.

Как подписать документ ЭЦП в Word 2010

В MS Word 2010 выполняем такие шаги:

«Файл» - «Сведения» - «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)»

Если последний пункт у вас отсутствует, значит у вас не установлены Crypto Pro и/или КриптоПро Office Signature.

В окне добавления цифровой подписи по аналогии с 7-ой версией Word, указываем цель подписания, выбираем сертификат и наживаем «Подписать»

Как подписать ЭЦП файл PDF

Иногда возникает потребность подписать цифровой подписью файлы в формате .pdf. Делается это также просто как и с другими файлами.

Для подписания документов PDF был разработан программный продукт «Крипто-ПРО PDF». Это специальный модуль для работы с файлами в формате Adobe Reader и Acrobat.

Программный продукт «Крипто-ПРО PDF» разработан с интерфейсом Adobe System Inc, что позволяет использовать Adobe Acrobat, Reader и LiveCycle ES для подписания pdf файлов электронной цифровой подписью прямо в программе по аналогии с MS Word.

Возможно вам также будет полезно прочесть статью о том как установить ЭЦП на компьютер.

Если у вас возникли трудности с подписанием документов электронной цифровой подписью или с установкой и настройкой необходимого программного обеспечения, вы всегда можете обратиться к нам за БЕСПЛАТНОЙ ОН-ЛАЙН КОНСУЛЬТАЦИЕЙ, воспользовавшись чатом внизу экрана.

Полезная информация? Поделись: Бесплатная On-line консультация

good-tender.ru