Приложение к письму или приложения в единственном множественном числе. Приложение к письму как оформлять


Сопроводительное письмо к документам

  • Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2013

  • Рубрика Оформление документов

Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы… Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить?

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

  • подтверждает факт отправки;

  • предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;

  • благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

  • сообщение о направлении документов,

  • просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

  • «Во исполнение… направляем вам…»,

  • «Высылаем вам…»,

  • «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

  • «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»,

  • «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,

  • «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Свернуть

Пример 2

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Свернуть

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

Свернуть

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Свернуть

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

Пример 3

Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Свернуть

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4

Описание сброшюрованного приложения

Свернуть

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от... №...»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5

Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Свернуть

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6

Приложение к письму имеет собственное приложение

Свернуть

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7

Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Свернуть

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8

Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Свернуть

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

studfiles.net

Образец письма с приложением - Письма, записки - Шаблоны примеры

Составление и оформление писем

Общие положения

Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Перечень некоторых видов документов приведен в приложении .

Письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций.

Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.

Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.

При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:

  • постоянные реквизиты бланка письма:
  • эмблема (03)
  • наименование организации (06)
  • справочные данные (07)
  • код ОКПО (04)
  • переменные реквизиты бланка письма:
  • дата (09)
  • регистрационный номер (10)
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) 1
  • адресат (14)
  • заголовок (17)
  • текст (19)
  • отметка о наличии приложения (20) 2
  • подпись (21)
  • отметка об исполнителе (26).
  • Сопроводительное письмо

    Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д. Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма:

  • постоянные реквизиты бланка письма:
  • эмблема (03)
  • наименование организации (06)
  • справочные данные (07)
  • код ОКПО (04)
  • переменные реквизиты бланка письма:
  • дата (09)
  • регистрационный номер (10)
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 ) 3
  • адресат (14)
  • заголовок (17)
  • текст (19)
  • отметка о наличии приложения (20) 4
  • подпись (21)
  • отметка об исполнителе (2б) 5 .
  • Заголовок (17) сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:

    О материалах конференции

    или

    Об отзыве на статью

    Текст (19) письма начинается с устойчивых языковых формул:

    Направляем Вам.

    Возвращаем Вам.

    Высылаем Вам.

    Допускается начинать текст письма фразами типа

    В соответствии с предварительной договоренностью направляем (высылаем, возвращаем).

    В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем (высылаем, возвращаем).

    Далее обязательно следует назвать прилагаемые документы.

    Следующий абзац текста должен содержать обоснование причины отправки и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя.

    Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения (20) не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах. Например:

    Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прилагаются.

    Пример оформления сопроводительного письма приведен в приложении .

    Гарантийное письмо

    Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Формуляр гарантийного письма:

  • постоянные реквизиты бланка письма:
  • эмблема (03)
  • наименование организации (06)
  • справочные данные (07)
  • код ОКПО (04)
  • переменные реквизиты бланка письма:
  • дата (09)
  • регистрационный номер (10)
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 ) 6
  • адресат (14) 7
  • заголовок (17)
  • текст (19)
  • отметка о наличии приложения (20) 8
  • подписи лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций (21)
  • печать (24) 9
  • отметка об исполнителе (26) 10 .
  • Заголовок (17) гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:

    Об аренде автомобиля

    или

    О вывозе мусора

    или

    Об обучении сотрудника

    или

    О размещении рекламы

    Текст (19) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас. Далее по смыслу - «оказать услугу» (однократное оплаченное действие, не оформленное договором). Слов «оказать услугу» в тексте письма быть не должно, вместо них должна быть названа сама услуга. Например:

    Просим Вас разместить рекламу нашей продукции в очередном номере журнала.

    В следующем абзаце текста приводятся банковские реквизиты, независимо от того, включены они в справочные данные (07) или нет.

    Возможные варианты фиксации банковских реквизитов:

    Оплату гарантируем с р/с.

    или

    Оплату гарантируем. Наш р/с.

    или

    Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты.

    Отметка о наличии приложения (20) оформляется в том случае, если это обусловлено содержанием гарантийного письма.

    Подписывают гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных операций (Например: директор и главный бухгалтер). Исключительная особенность гарантийного письма: подписи должностных лиц обязательно заверяются оттиском печати организации.

    Пример оформления гарантийного письма приведен в приложении .

    Стиль переписки государственных организаций

    Стиль переписки государственных организаций используется в переписке государственных структур или (реже) в переписке коммерческих организаций с государственными инстанциями.

    Особенностью стиля является изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, напоминаем, высылаем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. О принятых решениях сообщают либо от третьего лица единственного числа (департамент сообщает), либо в безличной форме (министерством принято решение).

    Употребление языковых формул

    Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Например:

    Сообщаем, что в период с. по.

    Установлено, что в период с. по.

    Сообщаем, что по состоянию на.

    Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам.

    Направляем Вам согласованный с.

    Направляем на рассмотрение и утверждение.

    Проверкой установлено, что.

    Считаем целесообразным.

    В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.

    Просим Вас рассмотреть вопрос.

    Просим Вас изыскать возможность.

    Принимая во внимание, что. просим.

    В отдельных случаях языковые формулы определяют разновидность письма. Например:

    Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты. (гарантийное письмо)

    или:

    . в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции

    . в противном случае дело будет передано в арбитражный суд (претензия).

    Употребление слов в одной падежной форме

    Употребление однотипных падежных форм при имени существительном («нанизывание падежей») - характерная особенность стиля. Чаще всего в текстах писем используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном. Например:

    Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества (род. п.) Управления (род. п.) делами (род. п.) Президента (род. п.) Российской Федерации (род. п.) и руководства (род. п.).

    или

    Направляем Вам проект повестки (род. п.) дня (род. п.) научно-практической конференции (род. п.).

    Ограниченная сочетаемость слов

    Ограниченная сочетаемость слов, используемая в стиле переписки государственных организаций, приближает словосочетания к языковым формулам.

    Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

    Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.

    Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов.

    физическому лицу

    Тундрикову Г.П.

    ул. Легкая, д. 127, кв. 365,

    г. Мурманск, 628021

    Оформление реквизита «дата» служебного письма

    После подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

    Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма

    Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например:

    № 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма,

    или № 245 ОК, где 245 – порядковый номер документа, ОК – отдел кадров или имя исполнителя Ольга Кукушкина и т.п.

    Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты вам и получателю делового письма. Так что регистрация обязательна.

    Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запроса

    При подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.

    Оформление реквизита «заголовок к тексту» служебного письма

    Если текст более 4-5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок. Так получатель сразу составит мнение о его содержании. Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …» или «О заключении договора …».

    Оформление реквизита «отметка о наличии приложений»

    К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Пример (ниже основного текста):

    Приложение: на 2 л. в 1 экз.

    Если приложения не названы в тексте письма, тогда приводим их наименование сейчас. Пример:

    Оформление приложений к документам

    Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).

    Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например:

  • сопроводительное письмо и приложение к нему
  • основной документ и приложение связаны содержанием, например:
  • договор и приложение к нему в виде сметы расходов, календарного плана или иного документа приказ и план мероприятий или список членов комиссии, раскрывающие содержание соответствующих пунктов распорядительной части приказа приказ и утверждаемый этим приказом регламент, являющийся приложением к приказу.
  • В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа.

    В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.

    Когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки

    Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом. Поскольку с сопроводительным письмом пересылаются документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя. В связи с этим специальный реквизит – отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.

    Правила оформления отметки о наличии приложений установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (далее – Стандарт). И хотя Стандартом предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом.

    Ситуации оформления приложений, предусмотренные Стандартом

    1. Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз.

    ОБРАЗЦЫ ПИСЕМ (Приложение)

    1. НАИБОЛЕЕ УПОТРЕБИТЕЛЬНЫЕ ВЫРАЖЕНИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В НАЧАЛЕ ПИСЬМА

    Спасибо / огромное спасибо за доброе / теплое письмо от 15 мая

    Thank you / thank you very much / thank you ever so much for your kind / warm letter of May 15.

    Большое спасибо за ваше доброе и теплое письмо от 16 июля.

    Many thanks for your kind and warm letter of July 16.

    Какие захватывающие / замечательные / волнующие / радостные новости!

    What exciting / wonderful / thrilling / happy news!

    Так много всего произошло с тех пор, как я писал тебе.

    Некоторые тонкости оформления приложений

    Не все так просто, как кажется с первого взгляда

    С первого взгляда складывается впечатление, что приложение . а также реквизит Отметка о наличии приложения просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с  оформлением приложений . то большинство ­обращается к тексту ГОСТа Р 6.30-2003.

    Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с  оформлением приложений . Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:

    1. Где именно в документах стоит располагать реквизит Отметка о наличии приложения?
    2. В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит Отметка о наличии приложения?
    3. Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись Приложение с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
    4. Как нужно оформлять приложения?

    Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.

    Где располагать реквизит Отметка о наличии приложения?

    Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30-2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит Отметка о наличии приложения должен находиться в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так. Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита Отметка о наличии приложения в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).

    Пример 1

    Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит Отметка о наличии приложения стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2-4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 1. которые были изданы разработчиком ГОСТа - Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2

    Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 - Отметка о наличии приложения и реквизит 22 - Подпись располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом Отметка о наличии приложения через 2-4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.

    Говоря о расположении реквизита Отметка о наличии приложения . стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30-2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических ­рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 они есть, и вот что там написано:

    Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет ­расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.

    В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит Отметка о наличии приложения?

    В тексте ГОСТа Р 6.30-2003 говорится о том, что реквизит Отметка о наличии приложения может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение . то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, ­реквизит ­Отметка о наличии ­приложения должен оформляться всегда (см. Пример 2).

    Также реквизит Отметка о наличия приложения , при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.

    Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит Отметка о наличии приложения не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол .

    Реквизит Отметка о наличии приложения не оформляется и в  распорядительных документах. приказах, распоряжениях, указаниях, ­постановлениях и решениях.

    Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: (приложение 1), (приложение 2) или согласно приложению 1, согласно приложению 2. Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: (прилагается) (см. Пример 3).

    Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись Приложение?

    Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись Приложение   3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.

    Рассмотрим случаи, когда надпись Приложение с указанием ­документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.

    Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом .

    Источники: workpaper.ru, delo-ved.ru, www.sekretariat.ru, engtime.ru, www.delo-press.ru

    mirshablonov.my1.ru

    Образец письма с приложением Письма, записки Полезные шаблоны

    Составление и оформление писем

    Общие положения

    Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Перечень некоторых видов документов приведен в приложении .

    Письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций.

    Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.

    Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.

    При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:

  • постоянные реквизиты бланка письма:
  • эмблема (03)
  • наименование организации (06)
  • справочные данные (07)
  • код ОКПО (04)
  • переменные реквизиты бланка письма:
  • дата (09)
  • регистрационный номер (10)
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) 1
  • адресат (14)
  • заголовок (17)
  • текст (19)
  • отметка о наличии приложения (20) 2
  • подпись (21)
  • отметка об исполнителе (26).
  • Сопроводительное письмо

    Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д. Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма:

  • постоянные реквизиты бланка письма:
  • эмблема (03)
  • наименование организации (06)
  • справочные данные (07)
  • код ОКПО (04)
  • переменные реквизиты бланка письма:
  • дата (09)
  • регистрационный номер (10)
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 ) 3
  • адресат (14)
  • заголовок (17)
  • текст (19)
  • отметка о наличии приложения (20) 4
  • подпись (21)
  • отметка об исполнителе (2б) 5 .
  • Заголовок (17) сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:

    О материалах конференции

    или

    Об отзыве на статью

    Текст (19) письма начинается с устойчивых языковых формул:

    Направляем Вам.

    Возвращаем Вам.

    Высылаем Вам.

    Допускается начинать текст письма фразами типа

    В соответствии с предварительной договоренностью направляем (высылаем, возвращаем).

    В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем (высылаем, возвращаем).

    Далее обязательно следует назвать прилагаемые документы.

    Следующий абзац текста должен содержать обоснование причины отправки и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя.

    Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения (20) не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах. Например:

    Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прилагаются.

    Пример оформления сопроводительного письма приведен в приложении .

    Гарантийное письмо

    Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Формуляр гарантийного письма:

  • постоянные реквизиты бланка письма:
  • эмблема (03)
  • наименование организации (06)
  • справочные данные (07)
  • код ОКПО (04)
  • переменные реквизиты бланка письма:
  • дата (09)
  • регистрационный номер (10)
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 ) 6
  • адресат (14) 7
  • заголовок (17)
  • текст (19)
  • отметка о наличии приложения (20) 8
  • подписи лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций (21)
  • печать (24) 9
  • отметка об исполнителе (26) 10 .
  • Заголовок (17) гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:

    Об аренде автомобиля

    или

    О вывозе мусора

    или

    Об обучении сотрудника

    или

    О размещении рекламы

    Текст (19) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас. Далее по смыслу - «оказать услугу» (однократное оплаченное действие, не оформленное договором). Слов «оказать услугу» в тексте письма быть не должно, вместо них должна быть названа сама услуга. Например:

    Просим Вас разместить рекламу нашей продукции в очередном номере журнала.

    В следующем абзаце текста приводятся банковские реквизиты, независимо от того, включены они в справочные данные (07) или нет.

    Возможные варианты фиксации банковских реквизитов:

    Оплату гарантируем с р/с.

    или

    Оплату гарантируем. Наш р/с.

    или

    Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты.

    Отметка о наличии приложения (20) оформляется в том случае, если это обусловлено содержанием гарантийного письма.

    Подписывают гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных операций (Например: директор и главный бухгалтер). Исключительная особенность гарантийного письма: подписи должностных лиц обязательно заверяются оттиском печати организации.

    Пример оформления гарантийного письма приведен в приложении .

    Стиль переписки государственных организаций

    Стиль переписки государственных организаций используется в переписке государственных структур или (реже) в переписке коммерческих организаций с государственными инстанциями.

    Особенностью стиля является изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, напоминаем, высылаем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. О принятых решениях сообщают либо от третьего лица единственного числа (департамент сообщает), либо в безличной форме (министерством принято решение).

    Употребление языковых формул

    Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Например:

    Сообщаем, что в период с. по.

    Установлено, что в период с. по.

    Сообщаем, что по состоянию на.

    Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам.

    Направляем Вам согласованный с.

    Направляем на рассмотрение и утверждение.

    Проверкой установлено, что.

    Считаем целесообразным.

    В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.

    Просим Вас рассмотреть вопрос.

    Просим Вас изыскать возможность.

    Принимая во внимание, что. просим.

    В отдельных случаях языковые формулы определяют разновидность письма. Например:

    Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты. (гарантийное письмо)

    или:

    . в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции

    . в противном случае дело будет передано в арбитражный суд (претензия).

    Употребление слов в одной падежной форме

    Употребление однотипных падежных форм при имени существительном («нанизывание падежей») - характерная особенность стиля. Чаще всего в текстах писем используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном. Например:

    Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества (род. п.) Управления (род. п.) делами (род. п.) Президента (род. п.) Российской Федерации (род. п.) и руководства (род. п.).

    или

    Направляем Вам проект повестки (род. п.) дня (род. п.) научно-практической конференции (род. п.).

    Ограниченная сочетаемость слов

    Ограниченная сочетаемость слов, используемая в стиле переписки государственных организаций, приближает словосочетания к языковым формулам.

    Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

    Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.

    Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов.

    физическому лицу

    Тундрикову Г.П.

    ул. Легкая, д. 127, кв. 365,

    г. Мурманск, 628021

    Оформление реквизита «дата» служебного письма

    После подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

    Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма

    Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например:

    № 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма,

    или № 245 ОК, где 245 – порядковый номер документа, ОК – отдел кадров или имя исполнителя Ольга Кукушкина и т.п.

    Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты вам и получателю делового письма. Так что регистрация обязательна.

    Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запроса

    При подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.

    Оформление реквизита «заголовок к тексту» служебного письма

    Если текст более 4-5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок. Так получатель сразу составит мнение о его содержании. Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …» или «О заключении договора …».

    Оформление реквизита «отметка о наличии приложений»

    К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Пример (ниже основного текста):

    Приложение: на 2 л. в 1 экз.

    Если приложения не названы в тексте письма, тогда приводим их наименование сейчас. Пример:

    Оформление приложений к документам

    Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).

    Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например:

  • сопроводительное письмо и приложение к нему
  • основной документ и приложение связаны содержанием, например:
  • договор и приложение к нему в виде сметы расходов, календарного плана или иного документа приказ и план мероприятий или список членов комиссии, раскрывающие содержание соответствующих пунктов распорядительной части приказа приказ и утверждаемый этим приказом регламент, являющийся приложением к приказу.
  • В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа.

    В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.

    Когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки

    Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом. Поскольку с сопроводительным письмом пересылаются документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя. В связи с этим специальный реквизит – отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.

    Правила оформления отметки о наличии приложений установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (далее – Стандарт). И хотя Стандартом предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом.

    Ситуации оформления приложений, предусмотренные Стандартом

    1. Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз.

    ОБРАЗЦЫ ПИСЕМ (Приложение)

    1. НАИБОЛЕЕ УПОТРЕБИТЕЛЬНЫЕ ВЫРАЖЕНИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В НАЧАЛЕ ПИСЬМА

    Спасибо / огромное спасибо за доброе / теплое письмо от 15 мая

    Thank you / thank you very much / thank you ever so much for your kind / warm letter of May 15.

    Большое спасибо за ваше доброе и теплое письмо от 16 июля.

    Many thanks for your kind and warm letter of July 16.

    Какие захватывающие / замечательные / волнующие / радостные новости!

    What exciting / wonderful / thrilling / happy news!

    Так много всего произошло с тех пор, как я писал тебе.

    Некоторые тонкости оформления приложений

    Не все так просто, как кажется с первого взгляда

    С первого взгляда складывается впечатление, что приложение . а также реквизит Отметка о наличии приложения просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с  оформлением приложений . то большинство ­обращается к тексту ГОСТа Р 6.30-2003.

    Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с  оформлением приложений . Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:

    1. Где именно в документах стоит располагать реквизит Отметка о наличии приложения?
    2. В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит Отметка о наличии приложения?
    3. Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись Приложение с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
    4. Как нужно оформлять приложения?

    Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.

    Где располагать реквизит Отметка о наличии приложения?

    Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30-2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит Отметка о наличии приложения должен находиться в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так. Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита Отметка о наличии приложения в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).

    Пример 1

    Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит Отметка о наличии приложения стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2-4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 1. которые были изданы разработчиком ГОСТа - Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2

    Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 - Отметка о наличии приложения и реквизит 22 - Подпись располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом Отметка о наличии приложения через 2-4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.

    Говоря о расположении реквизита Отметка о наличии приложения . стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30-2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических ­рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 они есть, и вот что там написано:

    Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет ­расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.

    В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит Отметка о наличии приложения?

    В тексте ГОСТа Р 6.30-2003 говорится о том, что реквизит Отметка о наличии приложения может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение . то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, ­реквизит ­Отметка о наличии ­приложения должен оформляться всегда (см. Пример 2).

    Также реквизит Отметка о наличия приложения , при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.

    Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит Отметка о наличии приложения не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол .

    Реквизит Отметка о наличии приложения не оформляется и в  распорядительных документах. приказах, распоряжениях, указаниях, ­постановлениях и решениях.

    Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: (приложение 1), (приложение 2) или согласно приложению 1, согласно приложению 2. Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: (прилагается) (см. Пример 3).

    Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись Приложение?

    Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись Приложение   3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.

    Рассмотрим случаи, когда надпись Приложение с указанием ­документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.

    Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом .

    Источники:workpaper.ru, delo-ved.ru, www.sekretariat.ru, engtime.ru, www.delo-press.ru

    Следующие:
    20 октября 2018 года

    mirshablonov.ru

    Приложение к письму или приложения в единственном множественном числе

    Делаем Карту слов лучше вместе Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться! Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций. Вопрос: заморачивать — это что-то положительное, отрицательное или нейтральное? Положительное Отрицательное Нейтральное Не знаю Ассоциации к слову «приложение»: дополнение компьютер программа аксессуар планшет … (все ассоциации к слову ПРИЛОЖЕНИЕ) Синонимы к слову «приложение»: дополнение поправка дополнение примечание комментарий … (все синонимы к слову ПРИЛОЖЕНИЕ) Каким бывает «приложение»: бесплатное воскресное литературное практическое обязательное …

    Склонение слова «приложение»

    Фрагмент документа Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988. Сноска к п. 2.2.1. * В работе по унификации используются действующие нормативно-методические материалы (приложение 2-3).

    Инфо

    Фрагмент документа ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» (введен в действие приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 № 117-ст) 4.3.4.

    Материал, дополняющий текст документа, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть, например, графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описания аппаратуры и приборов, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ, и т.д.

    Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа… 4.3.6.

    Приложение

    А во-вторых, продемонстрировали разные допустимые варианты оформления, которые встречаются на практике в отсутствие четкой регламентации со стороны нормативных документов. Существующие пробелы желательно восполнить в ваших внутренних «инструктивных материалах».

    Важно

    Для начала полностью процитируем пункт 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003, посвященный оформлению приложений. А потом начнем задавать вопросы, на которые в нем нет ответов.

    При этом всегда будем помнить, что данный ГОСТ носит рекомендательный характер. Фрагмент документаГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» 3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

    Поиск ответа

    Вы правы относительно того, что ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует при оформлении отметки о наличии приложений писать слово «Приложение» в единственном числе, даже когда приложений несколько. Фрагмент документа СвернутьПоказать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

    Внимание

    Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» 3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Мы у себя в редакции отдельно решали вопрос о том, чему следовать: указаниям этого ГОСТа (которые знают не все получатели писем) или правилам русского языка (которые известны большинству).

    Как оформить приложение к документу

    Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

    в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 №02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

    В приложении или в приложение. как писать правильно?

    ГОСТа. Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер. Во-вторых, получатели вашего письма, где вы оформите слово «Приложение» в единственном числе и после этого перечислите несколько прилагаемых документов, могут не так хорошо помнить содержание этого ГОСТа и заподозрить вас в элементарной безграмотности. Поэтому, по нашему мнению, имеет смысл при наличии одного приложения данное слово писать в единственном числе, а при наличии нескольких – во множественном. Но вы должны сами принять решение, как будете оформлять свои документы, и закрепить его в локальных нормативных актах (это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, еще можно разработать их электронные шаблоны). Так следует поступать во всех неоднозначных случаях, о которых мы говорим в этой статье.

    Указанных в приложении к письму. загадки в оформлении приложений

    В приведенном в вопросе примере следует использовать предложный падеж, отвечающий на вопрос В чем? и следовательно писать Документы (в чем?) в приложении. Русский язык предполагает использование на письме как варианта «в приложении», так и «в приложение».

    Для того, чтобы сориентироваться и грамотно подобрать окончание к слову необходимо определить падеж, в котором употребляется данное существительное с предлогом в предложении. Если перед нами винительный, либо именительный падеж, то окончание «-ие».

    Если имеем дело в предложным — «-ии». Правильное написание зависит от падежа. Я нахожусь в приложении (в чём? Предложный падеж), но я хочу войти в приложение (Во что? Винительный падеж) Существует и тот и другой вариант написания (как на -ии-, так и на -ие-). Что? — приложение. Перед нами существительное среднего рода и единственного числа.

    alfa-urist.ru

    Отметка о наличии приложений ставится. Как оформлять приложение к письму. Где располагают отметку о наличии приложения

    системы на 5 л. в 3 экз.

    При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

    Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.

    2. Перечень на 5 л. В 3 экз.

    Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.

    Это с удовольствием. Выражение «Это меня радует» критикуется, потому что это безличный оборот. Этот коллоквиум позволит всем заинтересованным в обучении и новым технологиям сообщать о своем различном опыте. Вы найдете прилагаемую листовку, описывающую все сообщения и события, связанные с этим коллоквиумом.

    Деловое письмо: особенности оформления

    Надеясь, что если вы начнете свое предложение с глагола в настоящем причастии, как здесь, «Надеюсь», помните, что у вас должен быть другой сопряженный глагол, который должен иметь один и тот же предмет. В этом предложении основным предметом глагола «надеяться» является я. Примите, мадам, лучшее из моих чувств.

    Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

    Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

    Приложение: брошюра в 1 экз.

    При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:

    Примите, сэр, мои наилучшие пожелания. Мадам Заместитель министра. Проректор, если у вас есть одна позиция, вы должны разместить свой пост в верхней части своей подписи, как здесь. Если у вас есть позиция, которая также занята другими людьми, имя вашей позиции будет указано в строке, следующей за вашим именем. Листовка Если у вас есть документ, прикрепленный к письму, вы должны указать его внизу письма. Здесь мы использовали аббревиатуры, которые должны быть отделены от интервала. Вы также можете указать вложение одним из следующих способов.

    Пьер Леклерк, заместитель директора. Обязательная копия должна быть указана, если вы отправите копию письма отправления третьей стороне. Вы даже можете отправить копию своего письма более чем одному человеку. Вы должны поместить имена этих людей в конце письма и следовать им словами вежливости сэр и мадам. Эти слова могут быть сокращены здесь.

    Опись приложений к письму от ___________ № ___________

    Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:

    Приложение: по описи.

    Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:

    Приложение: письмо ЗАО «Стройдеталь»

    Его задача - привлечь внимание. Проснитесь с интересом вашего работодателя к своему человеку. Точно так же, как резюме должно произвести впечатление: «Это именно то, что нам нужно». Чтобы выиграть этот конкурс на работу, вы должны быть лучшими. Письмо с мотивацией - это дополнение к резюме, часть письменной презентации, первый контакт с работодателем, короткий текст, в котором вы представляете работодателя в лучшем свете.

    Это подчеркивает ваши конкретные навыки, которые связаны или даже превышают требования к предложению. Будьте осторожны, однако, что вы не переусердствовали и не были «реклассифицированы» для работодателей. Они могут предпочесть прощаться с вами, потому что они не будут платить вам.

    от 18.04.2001 № 138/07-12

    и приложение к нему, всего на 3 л.

    Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа, например:

    Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

    Цель состоит в том,

    prospekts.ru

    Как правильно оформить приложение к письму

    Оформление приложений к письму

    Например, дату 5 июня 2007 г. РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА «ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ» Правила оформления делового письма Официальные пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. Деловые письма ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ.

    СТРУКТУРА ПИСЬМА Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов: В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации как исходящего.

    Реквизит 21 – Отметка о наличии приложения

    2. Письмо имеет приложение, не названное в тексте, или к письму прилагается несколько документов.

    Необходимость указания количества страниц связана с тем, что и на этапе отправки, и при получении документов проверяется комплектность, то есть наличие перечисленных в отметке документов и всех страниц этих документов. Если приложение сброшюровано или переплетено, риск недовложений и утери листов ничтожен, поэтому количество страниц не указывается. Если предположить, что положение о службе персонала не сброшюровано, а инструкция по кадровому делопроизводству сброшюрована, то отметка будет выглядеть следующим образом: или (если наименование прилагаемого документа уже есть в тексте и оно сброшюровано):

    Некоторые тонкости оформления приложений

    Попробуем это сделать вместе.

    Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30–2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так .

    Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз.

    Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита « Отметка о наличии приложения » в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1)

    Как оформить приложение к документу

    Приложение: 1.

    Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

    Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

    Правила оформления документов

    Москва, Профсоюзная ул., д.

    82, 117393 Утверждение документа и резолюция Президент ЗАО “Ростекстиль“ Личная подпись В.А. Степанов АО “Электронные технологии“ Личная подпись Л.В. Кузнецов акционеров от 05.04.2003 N 14 договора с Консалтинговой группой Пункт 57 ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело.

    Термины и определения“, утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28. Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ “О государственном языке Российской Федерации“, Закон РФ от 25.10.1991 N 1807-1 “О языках народов Российской Федерации“ (ред. от 11.12.2002)

    Москва, Профсоюзная ул., д.

    82, 117393 Утверждение документа и резолюция Президент ЗАО “Ростекстиль“ Личная подпись В.А. Степанов АО “Электронные технологии“ Личная подпись Л.В. Кузнецов акционеров от 05.04.2003 N 14 договора с Консалтинговой группой Пункт 57 ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело.

    Термины и определения“, утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28. Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ “О государственном языке Российской Федерации“, Закон РФ от 25.10.1991 N 1807-1 “О языках народов Российской Федерации“ (ред. от 11.12.2002)

    Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления).

    Приложением может быть и другой документ (например, справка, список, перечень, расчет и т.п.), который разъясняет, детализирует, уточняет, дополняет отдельные вопросы основного, т.е. того документа, к которому прилагается.

    Приложением может стать и сам основной документ (например, приказ), если он направляется в другую организацию с сопроводительным письмом.

    admpravokumskoe.ru