Шпаргалка делопроизводителя. Приложение на 1 л в 1 экз как правильно


Как правильно оформить приложения к документам

Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит "Отметка о приложении".

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" отметка о приложении содержит сведения о документе (документах) прилагаемом к основному документу.

Отметка о приложении может располагаться:

  • после текста на сопроводительном документе;
  • в тексте основного документа;
  • на самом приложении.

Отметка после текста оформляется под текстом от границы левого поля (то есть без пробелов).

Правила оформления приложений

  1. Если приложение названо в тексте документа, то отметка выглядит следующим образом:

  2. Приложение: на 2л. в 1 экз.

  3. Если не названо, то указываем полностью:

    Приложение: 1. Договор об указании услуг на 5 л. в 1 экз.                       2. Акт приема-передачи на 2 л. в 1 экз.

  4. Если приложением является электронный носитель, то отметка оформляется так:

    Приложение: файл "Проект соглашения.doc" на usb-флеш-накопителе.

  5. Если документ, являющийся приложением, имеет свои приложения, он оформляется следующим образом:

    Приложение: письмо ООО "Раза ветров" от 17.06.2018 N 03-10/45 и приложения к нему, всего на 3 л.

  6. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

    Приложение: на 2л. в 1 экз. только в первый адрес.

Так оформляются отметки о приложении только в сопроводительных и информационно-справочных документах.

На что обратить внимание

  • Слово "Приложение" пишется в единственном числе, несмотря на то, что приложений может быть несколько.

  • В ГОСТ не указано через сколько интервалов от текста оформляется отметка о приложении. Это важно, так как в пространство после текста не должно быть возможности что-либо дописать. Поэтому в этом вопросе мы будем руководствоваться разъяснениями Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (хотя они и утратили силу), в п. 6.1 которых сказано, что "реквизиты документа отделяют друг от друга двумя - четырьмя межстрочными интервалами".

Как оформляется отметка о наличии приложений в приказе или других распорядительных документах (постановлениях, решениях, распоряжениях)

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 указано, что в в тексте распорядительных документах при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1).

В соответствии с Постановлением Правительства Волгоградской области от 12.09.2018 N 536 (приложение 1).

Также допускается ставить знак N перед приложением.

приложение N 1

То есть отметка о приложении в распорядительных документах, а также в договорах, положениях, правилах, инструкциях под текстом не оформляется, а указывается только в тексте документа.

Как оформляются приложения к распорядительным документам

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение Nк приказу ООО "Звезда"от 21.08.2018 N 156

Реквизит выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНОприказом ООО "Мечта"от 18.06.2018 N 118

Надеюсь, что с оформлением приложением все стало понятно. Вопросы пишите в комментариях

С уважением, Инна.документовед, специалист по ДОУ и делопроизводству

www.docdelo.ru

Какую роль в документах играет «отметка о наличии приложения»? | Вопросы подписчиков

Какую роль в документах играет «отметка о наличии приложения» и как она правильно оформляется?

Совместная деятельность и сотрудничество организаций часто вызывают необходимость обмена документацией. Как правило, документы высылают с сопроводительным письмом, в котором оформляется отметка о наличии приложения. Эта отметка может иметь несколько вариантов оформления в зависимости от конкретной ситуации:

  • сколько высылается документов, один или несколько;
  • названы высылаемые документы в тексте сопроводительного письма или их наименования не указаны;
  • сброшюрованы прилагаемые к письму документы или нет;
  • по скольким адресам высылаются прилагаемые документы (по одному или нескольким), если письмо отправляется в несколько адресов, и.т.д.

Отметка о наличии приложения включает: слово «Приложение» (без кавычек), которое всегда употребляется в единственном числе, независимо от количества прилагаемых документов: указание на количество листов и экземпляров прилагаемого документа (л., экз.) и при необходимости наименование приложенных документов.

Интересная информация об оформлении приложений к документам размещена здесь.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся варианты оформления отметки о наличии приложения.

Если документ имеет одно приложение, названное в тексте сопроводительного письма, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 1л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тесте, его название выносится в отметку о наличии приложения, например:

Приложение: акт экспертизы на 2 л. в 1 экз.

Когда прилагается несколько документов, не названных в тексте, их названия нумеруются и перечисляются в отметке о наличии приложения с указанием количества листов и экземпляров для каждого документа, например:

Приложение: 1. План выпуска новых изделий во II кв. 2005 г. на 12 л. в 1 экз.

                          2. Прейскурант на 3 л. в 2 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение:   1. План на 12 л. в 1 экз.

  1.   Прейскурант на 3 л. в 2 экз.

Если приложение направляется не во все адреса, указанные в сопроводительном письме, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес должны быть отправлены высылаемые документы, например:

Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: брошюра в 1 экз.

Приложение: Техническое задание на разработку автоматизированной системы управления в 1 экз.

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:

                                                Опись приложений

                       к письму от_____________№_________________          

№ п/п

Наименование документа

Количество листов

Количество экземпляров

 1

 2

 3

 …

Секретарь                                          Личная подпись                        И.О. Фамилия

Дата

Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:

Приложение: по описи.

Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то это указывается в отметке о наличии приложения, например:

Приложение: приказ ОАО «Металлист» от 25.02.2006 № 16

                         и приложение к нему, всего на 4 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую ни их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа, например:

Приложение № 2

к приказу директора

 ООО «Строитель»

 от 10.10.2006 № 143

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длиной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

К протоколу общего собрания

Трудового коллектива ЗАО «Рассвет»

От 29.07.2006 № 2

Документы-приложения должны быть оформлены и зарегистрированы в соответствии с требованиями придания документам юридической силы.

www.sekretariat.ru

Как оформлять приложение?

Приложениями в дипломной работе – называется тот раздел, в который вы включаете наглядные материалы. Наглядность может быть представлена в разном виде - диаграмма, таблица, рисунок, сравнительная таблица и прочее. Эти материалы настолько объемные, что в саму работу их внести не получается. Поэтому придумали приложения. В разных ВУЗах разные требования, но есть общие правила оформления приложений в научных работах. Итак, как оформлять приложние?

Как правильно оформить приложение

Приложения оформляются в конце научной работы, после списка использованной литературы. Вы можете подшить их к работе, а лучше приложите к диплому в отдельной папке. Если подшивать приложения к тексту дипломной работы – отделяйте их от основной части чистым листом.

Нумерация приложений осуществляется в верхнем углу страницы справа. Если приложение занимает 2 листа, то на последнем листе нужно написать «Окончание приложения …». Если же приложение включает три листа или более, на 2 и последующих отметьте «Продолжение приложения …», а на последнем – «Окончание приложения …». Если одно приложение в своем составе имеет по несколько рисунков или таблиц одновременно, то не забываем их пронумеровать. Каждую иллюстрацию нумеруем отдельно.

Давайте своим приложениям такие названия, которые будут связанны с текстом вашей рукописи. В тексте ставим ссылки на эти приложения. «См. приложение …, рис. …» . Чтобы читателю было все понятно, не возникало путаницы и лишние вопросы, оформляйте приложения четко, с расшифровкой всех условных обозначений, которые могут встретиться в таблицах, на рисунках и схемах.

Само приложение укажите в оглавлении вашей работы. Уточните в вашем учебном заведении о том, поставить сквозную нумерацию страниц или создать собственную для приложений. При этом сохраняем номера приложений.

Как оформить приложение к договору

Приложение к договору необходимо правильно оформлять, в противном случае, это чревато тем, что документ не будет иметь юридической силы. Ознакомьтесь для начала с нормативами ГОСТа по оформлению приложений и постарайтесь внимательно соблюсти все нормативы. После того, как вы справитесь с работой, советую отдать документ на проверку специалистам, или сразу обратиться за помощью в специальные компании, которые занимаются подготовкой и оформление документации.

Если же решили все сделать сами, то ориентируйтесь на эту подсказку:

  1. Готовим документы, которые станут приложением к договору ( графики, таблицы, акты, перечни ит.).
  2. Приложения печатаются на отдельных листах и скрепляются по

elhow.ru