1.3.Требования к знаниям основ делопроизводства и документооборота. Знание делопроизводства


Основы делопроизводства и документооборота для новичков 2018

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

  • общим – касающимся основной деятельности компании,
  • кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
  • секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
  • электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 – номер по порядку, БУ – бухгалтерия, 2017 – год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период – на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

  • Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

  • Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

  • Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

скачать

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут – например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

clubtk.ru

знание делопроизводства, что это значит?

1
  • Авто и мото
    • Автоспорт
    • Автострахование
    • Автомобили
    • Сервис, Обслуживание, Тюнинг
    • Сервис, уход и ремонт
    • Выбор автомобиля, мотоцикла
    • ГИБДД, Обучение, Права
    • Оформление авто-мото сделок
    • Прочие Авто-темы
  • ДОСУГ И РАЗВЛЕЧЕНИЯ
    • Искусство и развлечения
    • Концерты, Выставки, Спектакли
    • Кино, Театр
    • Живопись, Графика
    • Прочие искусства
    • Новости и общество
    • Светская жизнь и Шоубизнес
    • Политика
    • Общество
    • Общество, Политика, СМИ
    • Комнатные растения
    • Досуг, Развлечения
    • Игры без компьютера
    • Магия
    • Мистика, Эзотерика
    • Гадания
    • Сны
    • Гороскопы
    • Прочие предсказания
    • Прочие развлечения
    • Обработка видеозаписей
    • Обработка и печать фото
    • Прочее фото-видео
    • Фотография, Видеосъемка
    • Хобби
    • Юмор
  • Другое
    • Военная служба
    • Золотой фонд
    • Клубы, Дискотеки
    • Недвижимость, Ипотека
    • Прочее непознанное
    • Религия, Вера
    • Советы, Идеи
    • Идеи для подарков
    • товары и услуги
    • Прочие промтовары
    • Прочие услуги
    • Без рубрики
    • Бизнес
    • Финансы
  • здоровье и медицина
    • Здоровье
    • Беременность, Роды
    • Болезни, Лекарства
    • Врачи, Клиники, Страхование
    • Детское здоровье
    • Здоровый образ жизни
    • Красота и Здоровье
  • Eда и кулинария
    • Первые блюда
    • Вторые блюда
    • Готовим в …
    • Готовим детям
    • Десерты, Сладости, Выпечка
    • Закуски и Салаты
    • Консервирование
    • На скорую руку
    • Напитки
    • Покупка и выбор продуктов
    • Прочее кулинарное
    • Торжество, Праздник
  • Знакомства, любовь, отношения
    • Дружба
    • Знакомства
    • Любовь
    • Отношения
    • Прочие взаимоотношения
    • Прочие социальные темы
    • Расставания
    • Свадьба, Венчание, Брак
  • Компьютеры и интернет
    • Компьютеры
    • Веб-дизайн
    • Железо
    • Интернет
    • Реклама
    • Закуски и Салаты
    • Прочие проекты
    • Компьютеры, Связь
    • Билайн
    • Мобильная связь
    • Мобильные устройства
    • Покупки в Интернете
    • Программное обеспечение
    • Java
    • Готовим в …
    • Готовим детям
    • Десерты, Сладости, Выпечка
    • Закуски и Салаты
    • Консервирование
  • образование
    • Домашние задания
    • Школы
    • Архитектура, Скульптура
    • бизнес и финансы
    • Макроэкономика
    • Бухгалтерия, Аудит, Налоги
    • ВУЗы, Колледжи
    • Образование за рубежом
    • Гуманитарные науки
    • Естественные науки
    • Литература
    • Публикации и написание статей
    • Психология
    • Философия, непознанное
    • Философия
    • Лингвистика
    • Дополнительное образование
    • Самосовершенствование
    • Музыка
    • наука и техника
    • Технологии
    • Выбор, покупка аппаратуры
    • Техника
    • Прочее образование
    • Наука, Техника, Языки
    • Административное право
    • Уголовное право
    • Гражданское право
    • Финансовое право
    • Жилищное право
    • Конституционное право
    • Право социального обеспечения
    • Трудовое право
    • Прочие юридические вопросы
  • путешествия и туризм
    • Самостоятельный отдых
    • Путешествия
    • Вокруг света
    • ПМЖ, Недвижимость
    • Прочее о городах и странах
    • Дикая природа
    • Карты, Транспорт, GPS
    • Климат, Погода, Часовые пояса
    • Рестораны, Кафе, Бары
    • Отдых за рубежом
    • Охота и Рыбалка
    • Документы
    • Прочее туристическое
  • Работа и карьера
    • Обстановка на работе
    • Написание резюме
    • Кадровые агентства
    • Остальные сферы бизнеса
    • Отдел кадров, HR
    • Подработка, временная работа
    • Производственные предприятия
    • Профессиональный рост

woprosi.ru

1.3.Требования к знаниям основ делопроизводства и документооборота

  1. Основы работы с документом

  • Основные положения унифицированной системы организационно-распорядительной документации: понятие документа, реквизиты, виды, функции, правила их составления и оформления;

  • Документы постоянного и временного хранения, обеспечение сохранности документов, передача дел в архив.

  1. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

  • Порядок приема, первичной обработки и отправки, регистрации документов;

  • Правила ведения учета документов, составления номенклатур и формирование дел;

  • Организация контроля за исполнением документов.

3.Общие принципы и регламенты межведомственного документооборота.

1.4.Требования к знаниям и навыкам в области информационно-коммуникационных технологий

  1. Общие знания информационных технологий и применения персонального компьютера (далее – ПК):

  • знание составляющих ПК, включая аппаратное и программное обеспечение, устройства хранения данных;

  • общие знания современных коммуникаций, сетевых приложений, программного обеспечения;

  • знания основ обеспечения охраны здоровья во время работы с ПК, вопросов безопасности и защиты данных.

  1. Знания и навыки владения ПК:

  • знание основных команд для работы с ПК;

  • знание основных принципов работы с рабочим столом;

  • знание принципов организации файловой структуры;

  • навыки создания, перемещения и удаления файлов;

  • навыки печати электронных документов.

  1. Знания и навыки работы с офисными программами:

  • навыки по форматированию текстовых документов, включая написание, используя основные опции, копирование, вставку и удаление текста, а также навыки работы с таблицами и картинками в текстовых и графических редакторах;

  • навыки по подготовке презентаций в программах для работы с презентациями и слайдами;

  • создание, отсылка, получение электронных сообщений, написание ответов, пересылка ранее полученных сообщений, работа с вложениями в программах для работы с электронной почтой.

  1. Знания и навыки работы с информационно-телекоммуникационной сетью «Интернет»:

  • Понимание основных принципов функционирования сети «Интернет», принципов защиты информации;

  • Использование поисковых систем сети «Интернет» для работы с ресурсами сети «Интернет» и получения необходимой информации.

2.Функциональные квалификационные требования.

Функциональные квалификационные требования устанавливаются по направлениям деятельности, осуществляемым в государственном органе, специализациям по указанным направлениям, категориям и группам должностей гражданской службы и включают следующие виды квалификационных требований:

  • требования к направлению подготовки (специальности) профессионального образования, включая дополнительное профессиональное образование;

  • требования к содержанию стажа (опыта) работы по специальности, направлению подготовки с учетом специальности (направления подготовки) профессионального образования;

  • требования к профессиональным знаниям, содержащие требования к знанию законодательства Российской Федерации и иным профессиональным знаниям;

  • требования к профессиональным навыкам

3.Специальные квалификационные требования.

Специальные квалификационные требования разрабатываются на основе базовых и функциональных квалификационных требований.

В специальные квалификационные требования включаются профессиональные знания и навыки, содержащиеся в функциональных квалификационных требованиях, а также предусматриваются профессиональные знания и навыки, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей по конкретной должности.

После этого необходимо включить в специальные квалификационные требования профессиональные качества, личностные качества и соответствующие им профессиональные навыки, требуемые для исполнения должностных обязанностей вне зависимости от конкретных направлений деятельности и дифференцированные по категориям и группам должностей гражданской службы

studfiles.net

 

 

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. 

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. 

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

С делопроизводством тесно связана другая отрасль деятельности - архивное дело. Архив - это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

 

Особенно важно хорошее знание делопроизводства для сотрудников небольших организаций, где все виды работ с документацией выполняются одним специалистом.

 

Делопроизводитель – специалист по работе с документацией. Делопроизводитель может работать в любой организации, имеющей документооборот.

 

Основная обязанность делопроизводителя – ведение документооборота компании. Делопроизводитель занимается ведением деловой переписки, базы документов, архивом документов, контролем за исполнением документов, обработкой, учетом, регистрацией входящей и исходящей корреспонденции. Также в обязанности делопроизводителя входит работа с оргтехникой, мини АТС.

 

Необходимые качества, обеспечивающие успешность в профессии: умение ладить с людьми. Общительность. Доброжелательность. Эмоциональная устойчивость. Самообладание. Ответственность. Организованность. Хорошая оперативная память. Способность концентрировать и распределять внимание. Хорошая зрительно-моторная координация. Общая культура и правильная речь. 

 

Делопроизводитель должен знать: 

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
  • основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
  • структуру предприятия и его подразделений;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
  • основы организации труда;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.

 

Получить необходимые практические навыки по организации и ведению делопроизводства в достаточно короткий срок и без отрыва от основной работы или учебы можно в нашем Учебном центре, пройдя профессиональную подготовку по специальности «Делопроизводитель».

 

ПРИГЛАШАЕМ

всех желающих 

 пройти обучение на курсах 

 «Делопроизводитель»

в нашем Учебном центре!

Курс обучения ориентирован на:

  • выпускников школ, желающих связать свою будущую профессию со сферой секретариата и управления персоналом;
  • начинающих секретарей и делопроизводителей, желающих повысить свои знания и усовершенствовать имеющиеся компетенции;
  • и всех тех, кто желает повысить свою грамотность.

 

Цель изучения курса: привитие практических навыков по организации делопроизводства на предприятии с использованием информационных технологий. 

 

Набор на курсы «Делопроизводитель» проводится постоянно – число желающих получить практические навыки ведения документооборота растет, и учебные группы формируются быстро. Занятия проводятся в небольших группах от 5 до 12 человек преподавателями с большим педагогическим и практическим опытом работы. Все без исключения преподаватели являются специалистами-практиками в области документоведения и делопроизводства. Большинство занятий на курсах - практические, проходят в приятной и непринужденной обстановке. 

 

Учебный материал на курсах построен четко и доступен для понимания каждому слушателю, решившему освоить эту важную профессию. Обучение предельно наглядно и построено по принципу объединения лекций с практическими занятиями, которые проходят в оборудованных учебных классах Учебного центра в удобное для слушателей время (утро, день, вечер). Занятия длятся 3-4 академических часа и проходят 2-3 раза в неделю по рабочим и/или выходным дням.

 

Форма обучения – групповая.

 

Время занятий групп на курсах***:

  • утренние — с 9-00 до 12-00;
  • дневные — с 12-00 до 15-00, с 15-00 до 18-00;
  • вечерние — с 18-00 до 21-00;
  • группы выходного дня: суббота и/или воскресенье — c 10-00 до 13-00, с 15-00 до 18-00.

 *** В отдельных случаях время занятий может быть изменено.

 

Продолжительность обучения:

Ближайшие даты начала занятий: см. раздел «Расписание занятий» и/или уточните у менеджера Учебного центра.

 

Место проведения занятий: ул. Сталинградская, 4 или ул. Советская, 13.

 

Программа обучения разработана с учетом квалификационных требований, предъявляемых к специальности «Делопроизводитель».  (подробнее...)

 

Программа по курсу «Делопроизводитель» включает в себя следующие темы:

1. Делопроизводство

 

  • Документоведение. Понятие о документе.
  • Виды документов и их оформление:
        организационные;        распорядительные;        справочно-информационные.
  • Группы документов (входящие, исходящие и внутренние).
  • Организация документооборота.
  • Подготовка документов к архивному хранению. Сроки хранения документов.
  • Формирование документов в дела. Номенклатура дел.
  • Работа с конфиденциальной информацией.

 

2. Кадровое делопроизводство

  • Документы по личному составу.
  • Виды договоров, контрактов, трудовых соглашений (основные понятия).
  • Оформление трудовых книжек.
  • Формирование личного дела.

 

3. Зачет

На курсах делопроизводства в нашем Учебном центре Вы приобретете знания, практические навыки и умения, которые позволят Вам самостоятельно организовывать и вести делопроизводство предприятия с ипользованием современных информационных технологий и помогут в дальнейшем стать настоящим профессионалом. 

По окончании обучения и успешной сдачи квалификационного экзамена выпускникам Учебного центра согласно Государственной лицензии выдается Свидетельство установленного образца о профессиональной подготовке по специальности «Делопроизводитель».

Делопроизводство постоянно расширяется, включая всё больше различных направлений. Кадровое делопроизводство, архивное делопроизводство, обработка входящей/исходящей документации, всё это лишь малая часть понятия делопроизводства.

 

В последнее время руководители, стараются доверить документационное обеспечение своей организации только подготовленному специалисту, не просто обладающему необходимыми теоретическими и практическими навыками, но и имеющему документы о прохождении соответствующего профессионального обучения на курсах повышения квалификации.

 

Теоретические знания и практические навыки, которые Вы получите в процессе обучения, а также наличие Свидетельства об окончании наших курсов, дадут Вам хорошие преимущества при поиске работы.

 Качественные профессиональные знания

по специальности «Делопроизводитель»,

 полученные в нашем Учебном центре -

гарантия Вашего трудоустройства!

 

Профессиональное знание современного делопроизводства требуется сотрудникам канцелярии, секретариата, кадровой службы, архивариусам, делопроизводителям, менеджерам по персоналу, табельщикам и др.

 

Первая ступень карьеры специалиста в сфере документационного обеспечения управления - это делопроизводитель, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, экспедитор или архивариус.

 

Занимать эти должности в соответствии с требованиями к квалификации, представленными в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, могут работники с начальным профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявлений требований к стажу работы.

Преимущества нашего Учебного Центра: Курсы по делопроизводству в Учебном центре Волжской ТПП по праву стали самыми популярными в г. Волжском. Более 40% новых слушателей приходят обучаться по рекомендациям наших выпускников, друзей, знакомых и коллег, которые уже смогли оценить полученные знания! Слушателей нашего Учебного Центра привлекают не только высокое качество обучения, доступные цены, актуальные учебно-методические пособия, а также опыт и глубокие профессиональные знания наших преподавателей, индивидуальный подход и внимательное отношение  к каждому обучаемому. См. «Отзывы»

 

Необходимая предварительная подготовка к курсу: знание компьютера на уровне уверенного пользователя.

 

На занятиях необходимо иметь: тетрадь, ручку.

 

Записаться на курсы и получить дополнительную информацию можно по телефонам:

 

 (8443)27-04-43 (8443)27-48-91 8-904-770-00-83

 

 Отправить заявку на обучение

 

 

 

 

 

center.volzhsky.ru

Что такое делопроизводство? Ведение делопроизводства и документооборота :: SYL.ru

Успех любого предприятия заключается в его грамотной организации. И руководству, и остальным работникам нужно знать, что такое делопроизводство. Каковы его особенности и какие документы считаются важными в деятельности организации?

Понятие

Что такое делопроизводство? Любая компания, какой бы форма собственности у нее ни была, работает на основе различных бумаг. Ими являются приказы, письма, протоколы. Их относят к организационно-распорядительным документам. Делопроизводством называют работу по созданию бумаг, что выполняется по общепринятым нормам.

Обычно на предприятиях для этого есть специальные сотрудники, работающие в этой области. В маленьких организациях обязанности секретаря могут быть у любого сотрудника. Если расшифровать суть понятия (что такое делопроизводство), то будет ясно происхождение термина. Это сохранение официальной информации на материальном носителе.

При этом процессе создается организационно-распорядительный документ, благодаря которому понятны дальнейшие действия. Само слово «делопроизводство» возникло давно, но лишь с середины XX века стало официальным.

Основы

Существуют основы делопроизводства и документооборота для новичков. Благодаря им получится узнать, как организовать юридическое лицо всех типов. Это сложный процесс, в котором участвуют все работники управления. В одном отделе заполняют и оформляют бумаги, а в другом – следят за их движением.

Сейчас действует единая государственная система делопроизводства, в которой указаны все нормы ведения этой сферы. Важен контроль всех этапов, по которым нужно проходить документам. Также используется государственный стандарт, в котором обозначены правила ведения подобной работы.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков нужны для унификации заполнения бумаг. Это требуется с целью обеспечения сопоставимости сведений в одной стране и в международной сфере. Благодаря стандартизации и унификации получится не тратить много времени на отчеты, поскольку упрощается процедура знакомства с бумагами. Примером является бланк с реквизитами. Их разрабатывают для отдельного учреждения, страны или для нескольких государств. Бланки свидетельствуют об ответственности фирмы. Перед массовой печатью надо проверить правильность написания данных.

Документооборот предполагает обязательную регистрацию бумаг, которые нужны в производственной деятельности. Грамотность сотрудника связана с правильным распределением документов, их регистрацией и группировкой. Сейчас проводятся разные семинары, на которых рассказывают о приемах и секретах этой профессии. Востребованной сферой является кадровое делопроизводство, поскольку данная область предполагает работу с множеством документов.

В этой области требуются грамотные специалисты. Кроме основного образования, они должны регулярно повышать квалификацию, проходить аттестацию. Сотрудникам нужно работать и с аналитической сферой. Работниками создаются личные дела персонала, дополняется и уточняется информация.

Важной их функцией является контроль за соответствием бумаг нормам законодательства. Специалисты должны своевременно отправлять устаревшие документы в архив, где они хранятся на протяжении нужного срока, обычно не меньше 5 лет. В обязанности входит оформление анкет, применяемых для трудоустройства, подготовка вопросов, необходимых для организации собеседования.

Делопроизводство и документооборот

На любом предприятии можно услышать такие слова, как «делопроизводство» и «документооборот». Что это такое? Этой работой заняты секретари, архивариусы, сотрудники отдела кадров. Делопроизводством называют фиксацию информации, изготовление бумажных и электронных документов.

На нем развивается документооборот. Этим понятием называют движение приказа, письма от его создания до исполнения. Бумаги могут отправляться в архив или уничтожаться. По месту их создания документооборот бывает внешним и внутренним. Источник определяет путь приказа, распоряжения, письма.

Этапы

Ведение делопроизводства и документооборота основано на своих правилах. Они обязательно должны соблюдаться, чтобы деятельность компании была законной. Внутренний документооборот осуществляется на основе следующих этапов:

  • Выполнение проекта документа.
  • Согласование.
  • Подписание проекта.
  • Присвоение даты и номера.
  • Регистрация и исполнение.
  • Доведение информации до исполнителей и контроль.
  • Выполнение предписаний.
  • Оформление и хранение.
  • Уничтожение или перенос в архив.

По этапам внешний документооборот практически такой же, но немного отличается. Бумаги передаются в организацию со стороны. Они выпускаются вышестоящими и нижестоящими компаниями, филиалами, органами власти, судами и гражданами. Их обязательно регистрируют, что подтверждает их контроль. Потом следует ознакомление с ними и исполнение. Если требуется, то создается ответ. В конце бумага отправляется в архив или уничтожается.

Виды

Существуют и другие виды документооборота:

  • Восходящий – от работников к начальству.
  • Нисходящий – от руководителей к персоналу.
  • Горизонтальный – с равными должностями.

Движение бумаг закрепляется в особых журналах. Их могут оформлять в разных видах, но сейчас самым востребованным является электронный документооборот.

Судебное делопроизводство

Что такое делопроизводство в суде? Судебное дело представляет другой перечень документов и материальных свидетельств. Благодаря его правильному хранению и перемещению правоохранительная система работает в соответствии с законом.

Судебное делопроизводство по сравнению с организационным не бывает добровольным. Его ведут уполномоченные лица, и их работа контролируется. В нем тоже есть этапы, включая уничтожение бумаг.

Работа секретаря

Многим сотрудникам неизвестны основы делопроизводства и документооборота. А вот у секретаря это профессиональные обязанности. Эти работники осуществляют главную деятельность по документационному обеспечению управления.

По форме и работе учреждение бывает:

  • Централизованным – секретари располагаются в одном отделе и подчиняются старшему специалисту.
  • Децентрализованным – сотрудники распределены по подразделениям компании, поэтому подчиняются своим начальникам.
  • Смешанным.

Принципы документооборота в учреждении определяются формой секретариата. На этих работников возложена обязанность по оформлению бумаг.

Инструкция

Основы делопроизводства устанавливают, что на каждом предприятии должен быть нормативный акт, который регламентирует движение документации. Инструкцией по делопроизводству называют внутренний нормативный акт предприятия, основанный на приказе руководства.

Бумага имеет бессрочное действие. В ней указано происхождение документа, представлены перечни должностей, чьи подписи являются официальными. Инструкция включает образцы оформления, бланки, формуляры.

Ведение делопроизводства

Основы делопроизводства и документооборота на предприятии позволяют правильно осуществлять эту деятельность. В небольших фирмах обычно эта работа выполняется сотрудниками или руководителем. Если такая обязанность не считается для сотрудника прямой и на указана в трудовом договоре, то нужно издать приказ о прибавлении подобных функций. В документе надо расписать обязанности, ответственность и компенсацию.

Принципы кадрового делопроизводства

Если в учреждении работает хоть один сотрудник, то нужно создавать трудовые документы. Кадровым делопроизводством называют обеспечение движения официальных бумаг, относящихся к деятельности людей. Обязанности осуществляются сотрудниками отдела по персоналу. Они принимают, обрабатывают и хранят бумаги.

В их обязанность входит обработка личной информации, которая считается секретной. В кадровом документообороте важна секретность и соблюдение правил хранения бумаг. Основы делопроизводства позволяют эффективно настроить работу людей компании.

Хоть сейчас активно развиваются цифровые технологии, большинство организаций практически не применяют оптимизацию документооборота. Это предполагает использование бумажной переписки и ведение обычных журналов. Причиной этого является нежелание нововведений и недостаток денег. Но руководству надо учитывать, что оптимизация при небольших вложениях позволяет получить значительный экономический эффект.

Итак, теперь вы знаете основы делопроизводства. Надеемся, представленная информация была вам полезна.

www.syl.ru

Тест для секретарей на знание делопроизводства

Тест для секретарей на знание делопроизводства

1. Гарантийное письмо обязательно должно быть подписано:

а) руководителем предприятия и главным бухгалтером;

б) руководителем предприятия и ответственным исполнителем письма;

в) главным бухгалтером и ответственным исполнителем письма;

г) исключительно главным бухгалтером предприятия.2. Какой должна быть подпись на документе, если он составлен на фирменном бланке компании:

а) Генеральный директор (подпись) Ф. Е. Петров;

б) Генеральный директор ОАО «Лилия» (подпись) Петров Ф. Е.;

в) Петров Ф. Е. (подпись).

3. Оттиск печати на служебном документе ставят таким образом, чтобы он захватывал:

а) первые несколько букв названия должности лица, подписавшего документ;

б) последние несколько букв названия должности лица, подписавшего документ;

в) последние несколько букв фамилии лица, подписавшего документ;

г) последнюю строчку текста служебного документа.

4. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?

а) машинописным способом;

б) проставляется от руки секретарем после утверждения документа руководителем;

в) проставляется самим руководителем в момент утверждения документа;

г) проставляется любым способом.

5. Какой из указанных видов приказов является ошибочным:

а) приказ по основной деятельности;

б) приказ по административно-хозяйственной деятельности;

в) приказ по финансово-хозяйственной деятельности;

г) приказ по личному составу.

6. Порядковый номер бланка следует располагать:

а) в верхней части лицевой стороны бланка;

б) в нижней части лицевой стороны бланка;

в) в верхней части обратной стороны бланка;

г) в нижней части обратной стороны бланка.

7. Какие из приведенных ниже входящих документов не подлежат регистрации:

а) поздравительные письма;

б) гарантийные письма;

в) письма-запросы;

г) сопроводительные письма.

8. В личную карточку сотрудника не заносят сведения:

а) о воинском учете;

б) о принадлежности к политическим партиям и общественным организациям;

в) об общем стаже работы;

г) о семейном положении.

9. Служебный документ, который содержит предложение о назначении на должность, переводе на другую должность (работу) или поощрении (награде, премировании) сотрудника организации называется:

а) приказ по личному составу;

б) докладная записка;

в) приказ по административно-хозяйственным вопросам;

г) представление.

10. Реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона» в служебном документе, оформленном на нескольких листах, указывают:

а) в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа;

б) в левом верхнем углу обратной стороны последнего листа документа;

в) в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа;

г) в левом нижнем углу обратной стороны последнего листа документа;

Ключ к тесту на знание делопроизводства Украины:

1 — а2 — а3 — б4 — в5 — в6 — г7 — а8 — б9 — г10 — а

uawork.com

Знание делопроизводства что это. Дело, дела. Слово юриста

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

самые важные статьи вам на

Делопроизводство может быть:

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех дел в организации. Под делом в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Виды документов в организации

Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут – например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

http://clubtk.ru/osnovy-deloproizvodstva-i-dokumentooborota-dlya-novichkov

Общее и кадровое делопроизводство - это организационная необходимость

Общие основы делопроизводства организации

Основные этапы делопроизводства это:

Ведение делопроизводства на предприятии может быть организовано разными способами, наиболее распространены следующие виды:

Как бы ни было организованно делопроизводство – это должно быть отражено в нормативных документах предприятия.

Делопроизводство и документооборот на предприятии – организационная необходимость

В любой организации делопроизводство – это, по сути, «кровеносная система» предприятия. При грамотном подходе оно функционирует бесперебойно, поставляя нужные бумаги ответственным должностным лицам, отправляя письма, убирая ненужные документы на хранение.

Кадровое делопроизводство как основа стабильной работы предприятия

На большинстве крупных предприятий активно занимаются не только общим, но еще и кадровым делопроизводством. То есть системой, включающей в себя документы связанные с персональными и трудовыми данными работников.

Организацией кадрового делопроизводства занимается всегда отдельное подразделение предприятия. Если фирма небольшая, то это может быть один сотрудник, но в этом случае у него в трудовом договоре должны быть прописаны соответствующие обязанности.

Названия же у подразделений могут быть самые разные:

Регламентация делопроизводства и документооборота

Структура делопроизводства предприятия должна быть обязательно прописана в локальных нормативных актах.

  • коллективный трудовой договор;
  • инструкция по делопроизводству организации;
  • должностные инструкции сотрудников, непосредственно связанных с работой с документами;
  • устав предприятия.

Любые нормативные документы предприятия, касающиеся кадрового и общего делопроизводства, не должны противоречить действующему законодательству.

Грамотно организованное кадровое и общее делопроизводство – это основа стабильной работы предприятия.

http://businessman.ru/new-obshhee-i-kadrovoe-deloproizvodstvo-eto-organizacionnaya-neobxodimost.html

Тест для секретарей на знание делопроизводства

Тест для секретарей на знание делопроизводства

1. Гарантийное письмо обязательно должно быть подписано:

а) руководителем предприятия и главным бухгалтером;

б) руководителем предприятия и ответственным исполнителем письма;

в) главным бухгалтером и ответственным исполнителем письма;

г) исключительно главным бухгалтером предприятия.

а) Генеральный директор (подпись) Ф. Е. Петров;

б) Генеральный директор ОАО «Лилия» (подпись) Петров Ф. Е.;

в) Петров Ф. Е. (подпись).

3. Оттиск печати на служебном документе ставят таким образом, чтобы он захватывал:

а) первые несколько букв названия должности лица, подписавшего документ;

б) последние несколько букв названия должности лица, подписавшего документ;

в) последние несколько букв фамилии лица, подписавшего документ;

г) последнюю строчку текста служебного документа.

4. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?

а) машинописным способом;

б) проставляется от руки секретарем после утверждения документа руководителем;

в) проставляется самим руководителем в момент утверждения документа;

г) проставляется любым способом.

5. Какой из указанных видов приказов является ошибочным:

а) приказ по основной деятельности;

б) приказ по административно-хозяйственной деятельности;

в) приказ по финансово-хозяйственной деятельности;

г) приказ по личному составу.

6. Порядковый номер бланка следует располагать:

а) в верхней части лицевой стороны бланка;

б) в нижней части лицевой стороны бланка;

в) в верхней части обратной стороны бланка;

г) в нижней части обратной стороны бланка.

7. Какие из приведенных ниже входящих документов не подлежат регистрации:

а) поздравительные письма;

б) гарантийные письма;

г) сопроводительные письма.

8. В личную карточку сотрудника не заносят сведения:

а) о воинском учете;

б) о принадлежности к политическим партиям и общественным организациям;

в) об общем стаже работы;

г) о семейном положении.

9. Служебный документ, который содержит предложение о назначении на должность, переводе на другую должность (работу) или поощрении (награде, премировании) сотрудника организации называется:

а) приказ по личному составу;

б) докладная записка;

в) приказ по административно-хозяйственным вопросам;

10. Реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона» в служебном документе, оформленном на нескольких листах, указывают:

а) в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа;

б) в левом верхнем углу обратной стороны последнего листа документа;

в) в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа;

г) в левом нижнем углу обратной стороны последнего листа документа;

http://uawork.com//02/test-dlya-sekretarej-na-znanie-deloproizvodstva/

Комментариев пока нет!

www.slovojurista.ru